E-Rechnung empfangen

Was Sie tun müssen, in fünf Schritten

1. Eine Adresse für Rechnungen festlegen. Ein E-Mail-Postfach reicht laut Bundesfinanzministerium aus. Praktisch ist eine eigene Adresse wie rechnung@ihre-firma.de, die Sie Ihren Lieferanten mitteilen.
2. Rechnungen öffnen können. Eine XRechnung ist eine XML-Datei und sieht ohne Viewer aus wie Programmcode. Legen Sie die Datei oben ab, dann erscheint sie lesbar. Mit „Als PDF speichern oder drucken“ bekommen Sie eine Lesekopie.
3. Rechnungen prüfen. Fehler bei Pflichtangaben oder eine Datei im falschen Format können den Vorsteuerabzug gefährden. Der Prüfer oben zeigt Fehler in Klartext. Bei Fehlern können Sie beim Absender eine berichtigte E-Rechnung anfordern.
4. Das Original aufbewahren. Speichern Sie die XML-Datei bzw. die ZUGFeRD-PDF unverändert, so dass sie maschinell auswertbar bleibt. Die Frist für Rechnungen beträgt in der Regel acht Jahre.
5. Buchhaltung oder Steuerberater einbinden. Geben Sie dort die Originaldatei weiter, nicht den Ausdruck. Viele Buchhaltungsprogramme lesen E-Rechnungen direkt ein.

Woran Sie eine E-Rechnung erkennen

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate:

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Ohne Viewer nicht lesbar.
• ZUGFeRD: eine PDF, in der zusätzlich eine XML-Datei steckt. Sie lässt sich wie jede PDF lesen. Maßgeblich sind aber die Daten in der XML-Datei. Weichen beide voneinander ab, gilt die XML.

Eine einfache PDF ohne eingebettete Daten, ein Scan oder ein Foto ist keine E-Rechnung.

Was passiert bei fehlerhaften E-Rechnungen?

Laut BMF kommt es auf die Art des Fehlers an. Entspricht die Datei nicht dem vorgeschriebenen Format oder fehlt eine Pflichtangabe der Rechnung, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Verstöße gegen technische Prüfregeln, die keine Pflichtangabe betreffen, sind umsatzsteuerlich unbeachtlich. Als Beispiel nennt das BMF die Käuferreferenz (Fehler BR-DE-15), die vor allem Behörden für die Zuordnung brauchen.

Einen Vorsteuerabzug aus einer Rechnung, die keine ordnungsgemäße E-Rechnung ist, hält das BMF nur in engen Ausnahmefällen für möglich, wenn alle Angaben zur Prüfung der Voraussetzungen vorliegen. Bei Fehlern können Sie beim Absender eine berichtigte E-Rechnung anfordern.

Was ein Fehlercode wie BR-CO-15 oder BR-DE-21 bedeutet und wie der Absender ihn behebt, steht in der Liste aller Fehlermeldungen. Codes wie 380 oder C62 in der Rechnung erklären wir unter E-Rechnung Codes.

Rechnungen an Behörden

Wer selbst an Behörden liefert, braucht für die eigene Rechnung die Leitweg-ID des Auftraggebers. Ob eine Leitweg-ID richtig aufgebaut ist, zeigt unser Leitweg-ID-Prüfer.

Stand 26.10.2026. Grundlage: § 14 UStG und das BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025. Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Im Einzelfall Ihren Steuerberater fragen.