E-Rechnung Pflicht: wer, ab wann, was gilt
Kurz gesagt: Empfangen müssen alle Unternehmen seit 2025. Verschicken müssen größere Unternehmen ab 2027 und ab 2028 grundsätzlich alle, mit gesetzlichen Ausnahmen, aber nur bei Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland.
Die Fristen
- Seit 1. Januar 2025
- Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür.
- Bis 31. Dezember 2026
- Rechnungen an Unternehmen dürfen noch auf Papier gehen, andere elektronische Formate wie eine einfache PDF mit Zustimmung des Empfängers.
- Ab 1. Januar 2027
- Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch Papier und, mit Zustimmung, andere elektronische Formate nutzen. Für bestehende EDI-Verfahren gilt bis Ende 2027 eine eigene Übergangsregel.
- Ab 1. Januar 2028
- Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich für alle, mit gesetzlichen Ausnahmen (siehe unten).
Grundlage: § 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG.
Wer betroffen ist
- Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland: ja. Das gilt auch für Rechnungen im Gutschriftverfahren und bei Reverse Charge zwischen inländischen Unternehmen.
- Rechnungen an Privatpersonen: nein, dort bleibt alles wie bisher.
- Rechnungen an Kunden im Ausland: nicht nach deutschem Recht. Im Zielland können eigene Regeln gelten.
- Empfangen: jedes inländische Unternehmen, egal wie klein, auch Vermieter und andere mit nur steuerfreien Umsätzen.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil BASIC oder höher. Eine einfache PDF, ein Scan oder ein Foto ist keine E-Rechnung. Wie das aussieht, zeigen unsere Musterrechnungen.
Was Sie jetzt tun sollten
- Empfang sicherstellen: eine Mailadresse für Rechnungen festlegen und E-Rechnungen lesen können. Schritt für Schritt unter E-Rechnung empfangen.
- Versand vorbereiten: rechtzeitig vor Ihrer Frist ein Rechnungsprogramm wählen, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Preise und Gratis-Tarife im Vergleich der Rechnungsprogramme.
- Testen: die erste erzeugte Rechnung im kostenlosen Prüfer kontrollieren, bevor sie an Kunden geht.
Häufige Fragen
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen?
Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. An Privatkunden dürfen Sie weiter Papier oder, mit deren Einverständnis, eine normale PDF schicken. Das Einverständnis kann auch stillschweigend erfolgen.
Müssen auch kleine Betriebe E-Rechnungen empfangen?
Ja. Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen können, unabhängig von der Größe. Auch Unternehmen, die nur steuerfreie Umsätze haben, zum Beispiel Vermieter einer Wohnung, sind betroffen.
Gilt die Pflicht für Vereine?
Soweit ein Verein umsatzsteuerlich Unternehmer ist, gilt für ihn dasselbe wie für jedes Unternehmen: E-Rechnungen empfangen und ab 2027 bzw. 2028 auch ausstellen, und zwar für Leistungen an andere Unternehmen, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Ein Verein, der kein Unternehmer ist, fällt nicht darunter. Lieferanten dürfen ihm Papier schicken oder, mit seiner Zustimmung, eine elektronische Rechnung.
Was gilt für Vermieter?
Vermieter sind Unternehmer und müssen deshalb E-Rechnungen von Handwerkern und Dienstleistern empfangen können. Für die steuerfreie Vermietung einer Wohnung müssen sie selbst keine E-Rechnung ausstellen. Wer dagegen Gewerberäume an andere Unternehmen vermietet und zur Umsatzsteuer optiert (§ 9 UStG), muss dafür E-Rechnungen ausstellen.
Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen?
Rechnungen bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnungen) und Fahrausweise dürfen in der Regel als normale Rechnung kommen, Kleinbetragsrechnungen allerdings nicht bei Reverse Charge. Außerdem Rechnungen an Privatpersonen, steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG wie die Wohnungsvermietung und einige weitere Sonderfälle.
Stand 26.10.2026. Quellen: § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, §§ 33 und 34 UStDV, BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025. Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Welche Ausnahme im Einzelfall gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.