Gutschrift als E-Rechnung
Gutschrift bedeutet zweierlei, und beides hat in der E-Rechnung einen eigenen Code. Hier prüfen Sie Ihre Gutschrift kostenlos, darunter steht, welcher Code wohin gehört.
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Zwei Bedeutungen, zwei Codes
Im Alltag heißt fast jede Erstattung „Gutschrift“. Das Umsatzsteuerrecht und die E-Rechnung unterscheiden aber streng. Der Code steht im Feld Rechnungsart (BT-3):
- Code 389 (Self-billed invoice), die umsatzsteuerliche Gutschrift: Der Käufer rechnet über die Leistung ab, nicht der Verkäufer (Gutschriftverfahren, § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Üblich zum Beispiel bei Provisionen, Autoren- oder Lieferantenabrechnungen.
- Code 381 (Credit note), die kaufmännische Gutschrift: Der Verkäufer schreibt dem Kunden etwas gut, etwa nach einer Rückgabe, einer Reklamation oder als nachträglicher Rabatt.
- Code 384 (Corrected invoice), die Rechnungskorrektur: ersetzt eine fehlerhafte Rechnung. In der XRechnung soll dann laut Regel BR-DE-26 ein Verweis auf die ursprüngliche Rechnung stehen (Gruppe BG-3).
Mehr als diese Codes lässt die XRechnung praktisch nicht zu: Laut Regel BR-DE-17 sollen in BT-3 ausschließlich die Codes 326, 380, 381, 384, 389 sowie 875 bis 877 (Bauleistungen) stehen. Was alle Codes bedeuten, steht unter E-Rechnung Codes.
Gutschriftverfahren: Der Käufer rechnet ab (Code 389)
Beim Gutschriftverfahren vereinbaren beide Seiten vorher, dass der Leistungsempfänger die Abrechnung erstellt. Diese Gutschrift ist eine vollwertige Rechnung und muss alle Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten, darunter die Angabe „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG). In der E-Rechnung kennzeichnet der Code 389 die Abrechnung durch den Empfänger; das Wort kann zusätzlich als Bemerkung (Feld BT-22) mitgegeben werden.
Zwei Punkte gehen beim Gutschriftverfahren oft schief:
- Falsche Steuernummer: In der Gutschrift gehört die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers in die Rechnung, also die des Lieferanten, nicht die des Ausstellers (UStAE 14.5 Abs. 5).
- Falscher Code: Wird statt 389 der Code 381 übermittelt, sieht die Rechnung formal wie eine Erstattung des Verkäufers aus, und Buchhaltungsprogramme verbuchen sie falsch herum.
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für solche Gutschriften genauso wie für normale Rechnungen: Das BMF-Schreiben zur E-Rechnung stellt klar, dass die Regeln auch für die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift gelten. Wer ab wann betroffen ist, steht unter E-Rechnung Pflicht.
Erstattung und Storno: die kaufmännische Gutschrift (Code 381)
Rückgabe, Reklamation, nachträglicher Rabatt: Hier schreibt der Verkäufer dem Kunden Geld gut. Umsatzsteuerlich ist das keine „Gutschrift“, sondern eine Rechnungskorrektur zugunsten des Kunden. In der E-Rechnung bekommt sie den Code 381. Die Beträge werden dabei üblicherweise positiv angegeben, denn schon die Rechnungsart sagt, dass es eine Gutschrift ist. Ein Verweis auf die ursprüngliche Rechnung (Gruppe BG-3) ist bei 381 nicht vorgeschrieben, macht die Zuordnung beim Empfänger aber deutlich einfacher; bei einer Berichtigung muss ohnehin eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verwiesen werden (§ 31 Abs. 5 UStDV).
Steht auf so einem Dokument trotzdem das Wort „Gutschrift“, führt das nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass allein nicht zu einem unberechtigten Steuerausweis (Abschnitt 14c.1 Abs. 3). Sauberer ist eine klare Bezeichnung wie „Rechnungskorrektur“ oder „Storno“.
Vor dem Versand prüfen
Ob Code, Pflichtangaben und Beträge zusammenpassen, zeigt der Prüfer oben auf dieser Seite: Datei ablegen, Prüfung läuft im Browser, die Rechnung verlässt Ihren Rechner nicht. Fehlercodes wie BR-DE-26 erklärt die Liste aller Fehlermeldungen.
Stand 28.10.2026. Grundlagen: § 14 UStG, § 31 UStDV, Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitte 14.3, 14.5 und 14c.1), BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 und 15.10.2025, XRechnung-Regeln BR-DE-17 und BR-DE-26, Codeliste UNTDID 1001. Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Im Einzelfall Ihren Steuerberater fragen.
Häufige Fragen
Welcher Code gehört in eine Gutschrift?
Das hängt davon ab, was gemeint ist. Rechnet der Käufer über die Leistung ab (Gutschriftverfahren), gehört Code 389 in das Feld Rechnungsart (BT-3). Erstattet der Verkäufer etwas, zum Beispiel nach einer Rückgabe oder als nachträglicher Rabatt, ist das eine kaufmännische Gutschrift mit Code 381. Für die Berichtigung einer falschen Rechnung gibt es Code 384.
Muss eine Gutschrift als E-Rechnung ausgestellt werden?
Ja. Laut dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung gelten die Regeln zur verpflichtenden E-Rechnung genauso für Gutschriften im Sinne des § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG. Es gelten dieselben Fristen und Übergangsregeln wie für normale Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.
Ist es schlimm, wenn auf einem Storno „Gutschrift“ steht?
Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14c.1 Abs. 3) führt die Bezeichnung als Gutschrift allein nicht zu einem unberechtigten Steuerausweis, wenn gar keine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn vorliegt. Klarer ist es trotzdem, eine Korrektur als Rechnungskorrektur oder Storno zu bezeichnen und den passenden Code zu verwenden.
Was ist Code 261?
Code 261 (Self-billed credit note) ist die Gutschriftskorrektur im Gutschriftverfahren aus der Codeliste UNTDID 1001. In der XRechnung ist er nicht vorgesehen: Die Regel BR-DE-17 nennt nur die Codes 326, 380, 381, 384, 389, 875, 876 und 877.