E-Rechnung und DATEV
Seit der E-Rechnungspflicht landen XML-Rechnungen beim Steuerberater, und der arbeitet meist mit DATEV. Hier prüfen Sie Ihre E-Rechnung kostenlos vor der Übergabe, darunter steht, auf welchen Wegen sie sauber in die Buchhaltung kommt.
Rechnung hier ablegen
XRechnung als XML oder ZUGFeRD als PDF, bis 20 MB.
Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Upload: Die Prüfung läuft in Ihrem Browser. Leitweg-ID prüfen
Der wichtigste Grundsatz: die Originaldatei weitergeben
Bei einer E-Rechnung ist die strukturierte Datei das steuerliche Original: bei der XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD die PDF mit eingebetteter XML. Genau diese Datei gehört zum Steuerberater und ins Archiv. Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren, nach den GoBD im ursprünglichen Format und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck, ein Scan des Ausdrucks oder eine neu erzeugte PDF sind nur Lesekopien. Was beim Empfang insgesamt zu tun ist, steht unter E-Rechnung empfangen.
Drei Wege, wie die E-Rechnung zu DATEV kommt
- DATEV Unternehmen online (über die Kanzlei): Das Belege-Portal, mit dem die meisten Kanzleien arbeiten. E-Rechnungen kommen auf drei Wegen hinein: per DATEV Upload online am Rechner (Datei ablegen oder auswählen), per DATEV Upload Mail (Rechnungsmails an eine persönliche Upload-Adresse weiterleiten, einmalige Aktivierung) oder per DATEV Upload mobil vom Handy. Die App ist für fotografierte Papierbelege gedacht; für E-Rechnungen zählt die Originaldatei, nicht das Foto. Unternehmen online verarbeitet E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 und archiviert sie GoBD-konform. Den Zugang richtet die Steuerkanzlei ein, denn DATEV-Programme gibt es nur über ein DATEV-Mitglied.
- DATEV E-Rechnungsplattform mit E-Rechnungspostfach: Ein Postfach, das eingehende E-Rechnungen annimmt und an die Buchhaltung weitergibt. Der Empfang ist laut DATEV dauerhaft kostenfrei, egal auf welchem Weg die Rechnung ankommt. Für den Versand gilt seit Juli 2026: aus DATEV-Programmen kostenfrei; hochgeladene oder aus Programmen anderer Hersteller versendete Ausgangsrechnungen kosten 0,50 Euro pro Rechnung, ohne Einrichtungskosten und ohne Grundgebühr. Dazu gibt es die schlanke DATEV E-Rechnungsschreibung für 5 Euro pro Kalenderjahr.
- Der mit der Kanzlei vereinbarte Weg: Manche Kanzleien wollen Belege monatlich gesammelt, andere laufend; manche brauchen nur die Dateien, andere zusätzlich Buchungsdaten aus dem Rechnungsprogramm (DATEV-Schnittstellen gibt es in den meisten Programmen, siehe E-Rechnung erstellen). Fragen Sie einmal nach und bleiben Sie dann bei einem Weg, das spart auf beiden Seiten Rückfragen.
Was bei der Übergabe schiefgeht
- Ausdrucken und Papier abgeben: Das Original ist die Datei. Wer die XML druckt und löscht, verletzt die Aufbewahrungspflicht, und die Kanzlei muss alle Daten von Hand erfassen.
- ZUGFeRD-PDF neu erzeugen: Wird die PDF „als PDF gedruckt“, zusammengefügt oder durch ein Scan-Programm geschickt, geht die eingebettete XML verloren. Die Datei sieht gleich aus, ist aber keine E-Rechnung mehr. Weiterleiten statt neu erzeugen.
- Fehlerhafte Rechnungen ungeprüft weiterreichen: Fehlt etwa die Steuernummer oder stimmen die Summen nicht, hängt die Rechnung später in der Klärung. Mit dem Prüfer oben sehen Sie Fehler wie BR-DE-16 vor der Übergabe, samt Erklärung auf Deutsch.
Vor der Übergabe prüfen, nicht danach
Legen Sie die Rechnung oben auf dieser Seite ab: Die Prüfung läuft komplett im Browser mit denselben Regeln wie der offizielle KoSIT-Prüfer, die Datei verlässt Ihren Rechner nicht. Sie sehen sofort, ob die Rechnung gültig ist, und können die lesbare Ansicht bei Bedarf als PDF speichern, als Lesekopie neben dem Original.
Stand 29.10.2026. Grundlagen: § 14b UStG, GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019), BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 und 15.10.2025, Produkt- und Preisangaben von datev.de (abgerufen 29.10.2026, Konditionen können sich ändern). Dieses Angebot steht in keiner Verbindung zur DATEV eG. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Kann ich E-Rechnungen einfach per E-Mail an den Steuerberater weiterleiten?
Ja, wenn die Kanzlei diesen Weg vereinbart hat. Wichtig ist nur, dass die Originaldatei unverändert ankommt, also die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML. Viele Kanzleien stellen dafür DATEV Upload Mail bereit: Sie leiten die Rechnungsmail an eine persönliche Upload-Adresse weiter, der Beleg landet direkt in DATEV Unternehmen online.
Reicht es, die lesbare PDF-Ansicht hochzuladen?
Nein. Bei einer XRechnung ist die XML-Datei das steuerliche Original, eine erzeugte PDF-Ansicht ist nur eine Lesekopie. Der Steuerberater braucht die strukturierten Daten, denn DATEV liest Betrag, Partner und Positionen direkt aus der XML. Geben Sie immer die Originaldatei weiter.
Was kostet die DATEV E-Rechnungsplattform?
Der Empfang über das E-Rechnungspostfach ist laut DATEV dauerhaft kostenfrei, unabhängig vom Übertragungsweg. Kostenpflichtig ist seit Juli 2026 der Versand von Ausgangsrechnungen über das Postfach, wenn sie hochgeladen oder aus Programmen anderer Hersteller versendet werden (0,50 Euro pro Rechnung, ohne Grundgebühr) sowie die schlanke DATEV E-Rechnungsschreibung (5 Euro pro Kalenderjahr). Der Versand aus DATEV-eigenen Programmen bleibt kostenfrei.
Kann ich DATEV Unternehmen online ohne Steuerberater nutzen?
Praktisch nicht. DATEV-Programme gibt es nur in Zusammenarbeit mit einem DATEV-Mitglied, also in der Regel über Ihre Steuerkanzlei. Die Kanzlei richtet den Zugang ein und legt fest, welche Bausteine Sie nutzen. Ohne Kanzlei bleibt die E-Rechnungsplattform mit dem kostenlosen Empfangspostfach.
Muss ich die E-Rechnung selbst aufbewahren, wenn der Steuerberater sie hat?
Die Aufbewahrungspflicht liegt beim Unternehmer: Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren, und zwar so, dass die XML-Daten maschinell auswertbar bleiben. Die Archivierung in DATEV Unternehmen online erfüllt das, wenn der Beleg dort unverändert liegt. Nur ein Papierordner mit Ausdrucken erfüllt es nicht.