E-Rechnung archivieren

Bei der E-Rechnung ist die Datei das Original, nicht der Ausdruck. Hier prüfen Sie kostenlos, ob eine E-Rechnung gültig ist, bevor sie ins Archiv geht. Darunter steht, wie lange und in welcher Form Sie sie aufbewahren müssen.

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Die Frist: acht Jahre ab Jahresende

Rechnungen, die ein Unternehmen ausstellt oder erhält, sind nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre aufzubewahren. Die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt und gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (§ 27 Abs. 40 UStG; für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten Sonderregeln). Für Buchungsbelege gilt nach § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB ebenfalls acht Jahre.

Beginn: mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). Beispiel: Rechnung vom März 2026, aufbewahren bis 31. Dezember 2034.
Verlängerung: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, etwa während einer laufenden Betriebsprüfung (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Das Format: die XML im Original

Das BMF-Schreiben zur E-Rechnung sagt es knapp: Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt (Rn. 60). Die Rechnung ist grundsätzlich im empfangenen Format aufzubewahren (Abschnitt 14b.1 Abs. 1 Satz 2 UStAE), und die maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss sichergestellt sein (Abs. 5 Satz 4). Praktisch heißt das:

XRechnung: die XML-Datei unverändert speichern. Eine lesbare Ansicht oder ein PDF-Ausdruck ist nur eine Lesekopie. Eine solche Lesekopie erzeugen Sie mit E-Rechnung in PDF umwandeln.
ZUGFeRD: Maßgeblich ist die eingebettete XML, sie geht bei Abweichungen der PDF-Ansicht vor (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Den PDF-Teil müssen Sie laut GoBD nur zusätzlich aufbewahren, wenn er für die Besteuerung wichtige Zusatzangaben enthält, etwa Buchungsvermerke (Rz. 119, 131). Wer die PDF unverändert ablegt, hat beides.
Signierte Rechnungen: Ist eine Rechnung qualifiziert elektronisch signiert, ist auch die Signatur aufzubewahren (Abschnitt 14b.1 Abs. 6 UStAE).

Was nicht geht: die XML ausdrucken und löschen, sie in ein Bildformat wie TIFF umwandeln oder die ZUGFeRD-PDF „als PDF drucken“, wodurch die eingebettete XML verloren geht. Die GoBD verbieten ausdrücklich, eine bestehende maschinelle Auswertbarkeit durch Umwandlung zu verringern (Rz. 125, 129).

Was die GoBD verlangen (Fassung vom 14.07.2025)

Für die Buchführung nach Abgabenordnung gelten die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025). Die Änderung von 2025 betrifft vor allem die E-Rechnung (Rz. 76, 119, 125, 131). Die wichtigsten Punkte für die Aufbewahrung:

Unveränderbarkeit: Aufbewahrte Dokumente dürfen nicht unbemerkt überschrieben, gelöscht oder verändert werden können (Rz. 108). Das lässt sich per Hardware, Software oder organisatorisch lösen. Eine Ablage in einem normalen Dateisystem erfüllt das laut GoBD regelmäßig nicht, wenn nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden (Rz. 110).
Ordnung: Jedes Dokument braucht grundsätzlich einen eindeutigen Index, damit es wieder auffindbar ist, und Eingang, Archivierung und Konvertierung sind zu protokollieren (Rz. 117, 122).
Eigenes Format im Programm: Wandelt Ihr Programm die E-Rechnung in ein internes Format um, sind grundsätzlich beide Versionen zu archivieren. Nur die umgewandelte reicht, wenn nichts verändert wird, keine Information verloren geht, die Umwandlung dokumentiert ist und die maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleibt (Rz. 135).
Ausgangsrechnungen: Wer mit einem Rechnungsprogramm arbeitet, muss keine zusätzliche PDF-Kopie seiner Ausgangsrechnung aufheben, wenn das Programm jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen kann; Voraussetzung ist unter anderem, dass Stammdaten und AGB historisiert werden (Rz. 76).
Verfahrensdokumentation: Für jedes Datenverarbeitungssystem ist eine Verfahrensdokumentation nötig, die beschreibt, wie Belege eingehen, abgelegt und wiedergefunden werden (Rz. 151 bis 153). Sie ist mindestens so lange aufzubewahren wie die Unterlagen, die sie erklärt (Rz. 154).
E-Mails: Dient die E-Mail nur als Transportmittel für die angehängte Rechnung und enthält sie keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Informationen, muss sie nicht aufbewahrt werden, wie früher der Briefumschlag (Rz. 121). Aufbewahrt wird die Rechnung.

Für die Umsatzsteuer ist das BMF etwas großzügiger: Allein wegen einer Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems liegt regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b UStG vor (Abschnitt 14b.1 Abs. 1 Satz 5 UStAE). Für die Aufbewahrungspflichten nach der Abgabenordnung bleiben die GoBD aber maßgeblich, auch bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Rz. 115).

Womit archivieren?

Ein bestimmtes Produkt oder Zertifikat ist nicht vorgeschrieben (GoBD Rz. 10, 180, 181). In der Praxis reicht für kleine Betriebe meist das Buchhaltungsprogramm oder das Belegportal der Steuerkanzlei, wenn es die Originaldatei unverändert ablegt:

Über die Steuerkanzlei: DATEV Unternehmen online legt E-Rechnungen ab, den Zugang richtet die Kanzlei ein. Wie die Übergabe klappt, steht unter E-Rechnung und DATEV.
Im Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm: Lexware Office speichert hochgeladene XML-Dateien laut eigener Hilfe unverändert; schon der kleinste Tarif S umfasst Belegerfassung und Archiv (7,90 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer laut Preisseite, Stand 29.10.2026). Lexware Office ansehen (Anzeige). Mehr dazu unter E-Rechnung mit Lexware, weitere Programme unter E-Rechnung erstellen.
Eigenes Dokumentenarchiv: sinnvoll bei vielen Belegen. Achten Sie darauf, dass es Originaldateien unverändert speichert, Änderungen protokolliert und sich durchsuchen lässt.

Vor dem Archivieren prüfen

Ins Archiv gehört die Rechnung, die Sie bekommen haben, auch wenn sie Fehler hat. Prüfen lohnt sich trotzdem vorher: Ist sie formal ungültig, fordern Sie besser jetzt eine korrigierte Fassung an als bei der Betriebsprüfung. Legen Sie die Datei oben ab, die Prüfung läuft im Browser, nichts wird hochgeladen. Was beim Empfang sonst zu tun ist, steht unter E-Rechnung empfangen.

Stand 29.10.2026. Grundlagen: § 14b und § 27 Abs. 40 UStG, § 147 AO, § 257 HGB, BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 und 15.10.2025 (Rn. 60 und 61, Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitte 14.4 und 14b.1), GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025), FAQ des BMF zur E-Rechnung. Transparenz: Der Link zu Lexware Office ist ein Partnerlink und als Anzeige gekennzeichnet. Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Im Einzelfall Ihren Steuerberater fragen.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre. Das steht in § 14b Abs. 1 UStG und gilt nach § 27 Abs. 40 UStG seit dem 1. Januar 2025 für alle Rechnungen, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war; vorher waren es zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus 2026 ist also bis Ende 2034 aufzubewahren, länger, solange sie für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung ist.

Muss ich bei ZUGFeRD auch die PDF aufbewahren?

In der Regel reicht der strukturierte Teil, also die XML. Nach den GoBD (Rz. 119 in der Fassung vom 14.07.2025) ist der lesbare PDF-Teil nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, zum Beispiel Buchungsvermerke. Einfach ist es, die ZUGFeRD-PDF unverändert als Ganzes abzulegen, denn die XML steckt darin.

Darf ich E-Rechnungen ausdrucken und die Datei löschen?

Nein. Elektronisch eingegangene Unterlagen sind in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Frist nicht gelöscht werden; sie dürfen nicht mehr ausschließlich ausgedruckt aufbewahrt werden (GoBD Rz. 119). Auch eine Umwandlung, die die maschinelle Auswertbarkeit verringert, etwa von XML in ein Bildformat, ist nicht zulässig (Rz. 129).

Reicht es, E-Rechnungen im E-Mail-Postfach zu lassen?

Für die Umsatzsteuer liegt laut BMF allein wegen einer Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b UStG vor. Für die Buchführung nach Abgabenordnung gelten aber die GoBD, und die verlangen unter anderem Unveränderbarkeit, Ordnung und Protokollierung. Eine normale Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeit laut GoBD regelmäßig nicht ohne zusätzliche Maßnahmen. Die E-Mail selbst muss nicht aufbewahrt werden, wenn sie nur Transportmittel war und keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Informationen enthält.

Brauche ich ein zertifiziertes, revisionssicheres Archiv?

Ein bestimmtes System oder Zertifikat schreibt das Gesetz nicht vor. Die GoBD sind technikneutral (Rz. 10), Zertifikate Dritter binden das Finanzamt nicht (Rz. 181), und das Finanzamt erteilt keine Positivtestate (Rz. 180). Das Wort „revisionssicher“ kommt in den GoBD nicht vor. Die Anforderungen selbst, vor allem Unveränderbarkeit und Auffindbarkeit, müssen trotzdem erfüllt sein.