E-Rechnung mit Lexware

Welches Lexware-Programm was kann

Unter dem Namen Lexware laufen ein Online-Programm (Lexware Office, früher lexoffice) und mehrere Desktop-Programme. Laut den Seiten von Lexware gilt Stand 29.10.2026:

• Lexware Office, Tarif S: E-Rechnungen erfassen, also empfangen und ablegen. Erstellen und übermitteln nicht.
• Lexware Office, Tarife M, L und XL: E-Rechnungen nach EN 16931 erstellen und übermitteln, in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Den automatischen Belegempfang per E-Mail gibt es nur in XL.
• Lexware faktura+auftrag: E-Rechnungen annehmen und validieren sowie versenden; eingehende XML zeigt ein integrierter Viewer an, ein Import in die Belege ist damit nicht möglich.
• Lexware warenwirtschaft: annehmen und validieren, versenden, zusätzlich Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn versenden. Import eingehender Rechnungen seit dem Update Januar 2025 (Version 25.01).
• Lexware buchhaltung: E-Rechnungen annehmen, validieren und verbuchen, aber nicht versenden.
• Lexware büro easy: Versand laut Lexware ab Version 38.2D (Release R245), und zwar nur in büro easy plus, nicht in start und basis. Empfangen und lesbar anzeigen geht in basis und plus über die Belegarchivierung.

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Lexware Office: E-Rechnung erstellen

In Lexware Office wählt man das Format nicht frei aus, es ergibt sich aus dem Kontakt. Die Funktion muss einmal von jemandem mit Admin-Rechten aktiviert werden. Danach gilt laut Lexware-Hilfe:

1. Firmenkontakt anlegen: E-Rechnungen entstehen nur für Firmenkontakte. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, zeigt Lexware Office an, dass eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD erstellt wird.
2. Für Behörden die Leitweg-ID eintragen: Steht im Kontakt die Leitweg-ID (und die Lieferantennummer), wird eine XRechnung erstellt. Eine eigene Leitweg-ID brauchen Sie dafür nicht, sie kommt immer vom Empfänger. Woher, steht unter Leitweg-ID finden.
3. Versenden: direkt per E-Mail aus Lexware Office. Eine XRechnung lässt sich auch herunterladen und dann per Mail an die Behörde schicken oder in deren Portal hochladen.

Zwei Eigenheiten nennt die Hilfe ausdrücklich: E-Rechnungen werden immer als Netto-Rechnungen angelegt, und an Privatpersonen erstellt Lexware Office keine E-Rechnung (dort ist sie auch nicht vorgeschrieben). Welche ZUGFeRD-Version oder welches Profil Lexware Office genau erzeugt, steht nicht in der öffentlichen Hilfe. Wenn Sie es wissen wollen: Rechnung oben ablegen, der Prüfer zeigt das Profil an.

Tarife laut Preisseite (pro Monat zuzüglich Umsatzsteuer, monatlich kündbar, Stand 29.10.2026): S 7,90 Euro, M 12,90 Euro, L 21,90 Euro, XL 32,90 Euro. Zeitweise gibt es Rabattaktionen, am 29.10.2026 zum Beispiel 50 Prozent für drei Monate. Testen lässt sich Lexware Office 30 Tage kostenlos im Umfang von XL.

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Desktop-Programme: einrichten und Format pro Kunde

Bei den Desktop-Programmen ist das Erstellen und Versenden laut Lexware ab Installation der Version 2025 kostenlos, die Programmlizenz selbst kostet weiter. In faktura+auftrag und warenwirtschaft legt man dafür unter Extras, eRechnung-Account verwalten ein eRechnung-Konto an; in büro easy plus wird die Funktion eRechnung/Poststelle in den Firmeneinstellungen aktiviert. In faktura+auftrag und warenwirtschaft legen Sie pro Kunde fest, in welchem Format er die Rechnung bekommt. Möglich sind XRechnung und ZUGFeRD in den Profilen BASIC, EN16931 und EXTENDED; EXTENDED ist laut Lexware nur für Abschlags- und Sammelrechnungen freigeschaltet. In büro easy plus erhalten Geschäftskunden ZUGFeRD 2.3 BASIC oder EN16931, Behörden eine XRechnung.

Was die Profile bedeuten und welche als E-Rechnung zählen, steht unter ZUGFeRD erklärt. Für Behörden gilt: Ohne gültige Leitweg-ID kommt die XRechnung nicht an. Achtung bei älteren Anleitungen: Für Bundesbehörden gibt es seit dem 19. September 2025 nur noch die Plattform OZG-RE, die frühere Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) wurde laut e-rechnung-bund.de abgeschaltet.

Eingehende E-Rechnungen und Archiv

In Lexware Office laden Sie eingehende E-Rechnungen über die Belegerfassung hoch. Aus der XML wird eine lesbare Ansicht erzeugt, die XML-Datei selbst bleibt laut Lexware unverändert gespeichert. Angenommen werden laut Hilfe EN-16931-konforme XML-Rechnungen in UBL und CII (einschließlich XRechnung 3.0.1), ZUGFeRD ab Version 2.0 und ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRECHNUNG; veraltete oder fehlerhafte E-Rechnungen lehnt das System ab. Woran das bei einer abgelehnten Rechnung liegt, zeigt der Prüfer oben mit Fehlercode und Erklärung, etwa BR-DE-15 für die fehlende Käuferreferenz.

Wichtig für die Aufbewahrung: Das Original ist die XML-Datei, nicht die Ansicht. Wie lange und in welcher Form Sie E-Rechnungen aufheben müssen, steht unter E-Rechnung archivieren.

Vor dem Versand prüfen

Ob eine Rechnung aus Lexware formal gültig ist, sehen Sie oben auf dieser Seite: Datei ablegen, die Prüfung läuft mit denselben Regeln wie der offizielle KoSIT-Prüfer im Browser, die Rechnung verlässt Ihren Rechner nicht. Ob ZUGFeRD oder XRechnung für Ihren Kunden das richtige Format ist, erklärt XRechnung oder ZUGFeRD.

Stand 29.10.2026. Grundlagen: Preis-, Produkt- und Hilfeseiten von lexware.de und help.lexware.de (abgerufen 29.10.2026, Funktionen und Preise können sich ändern). Transparenz: Der Link zu Lexware Office ist ein Partnerlink und als Anzeige gekennzeichnet. Kaufen Sie darüber, erhalten wir eine Provision. Dieses Angebot steht in keiner sonstigen Verbindung zur Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.