ZUGFeRD einfach erklärt

Was ZUGFeRD ist

ZUGFeRD ist ein kostenfrei verfügbares, branchenübergreifendes Rechnungsformat. Erarbeitet hat es das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundeswirtschaftsministeriums; die Website von FeRD betreibt die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.) in Eschborn. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen in einer Datei:

• Einer PDF/A-3-Datei (ISO 19005-3), die wie eine normale Rechnung aussieht.
• Einer eingebetteten XML-Datei mit allen Rechnungsdaten in der Syntax UN/CEFACT CII. Pro PDF ist nur eine solche Datei erlaubt. Seit ZUGFeRD 2.1 heißt sie factur-x.xml, im Profil XRECHNUNG xrechnung.xml.

Steuerlich zählt die XML. Laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass ist bei einem hybriden Format der strukturierte Teil führend: Weichen PDF und XML voneinander ab, gehen die Daten der XML vor (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE in der Fassung vom 15.10.2025). Vor der E-Rechnungspflicht ging der Bildteil vor, das BMF weist in seinen FAQ (Frage 12a) auf die Umkehr hin. Den Vorsteuerabzug gibt es nur aus dem strukturierten Teil (Abschnitt 14c.1 Abs. 4a UStAE).

Die Profile: was als E-Rechnung zählt

Ein Profil legt fest, wie viele Daten in der XML stecken. FeRD nennt fünf Datenprofile und das Referenzprofil XRECHNUNG. Das BMF erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung an, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE).

• MINIMUM: nur Käufer, Verkäufer, Gesamtbetrag und Gesamtsteuer, ohne Umsatzsteuer-Aufschlüsselung. Keine E-Rechnung.
• BASIC WL: ohne Rechnungspositionen, als Buchungshilfe gedacht. Keine E-Rechnung.
• BASIC: eine Teilmenge der Norm EN 16931 für einfache Rechnungen mit Positionen. Zählt als E-Rechnung.
• EN 16931 (früher COMFORT): bildet die europäische Norm vollständig ab. Laut FeRD muss jeder Käufer dieses Profil empfangen können. Zählt als E-Rechnung.
• EXTENDED: zusätzliche Angaben über die Norm hinaus, etwa für mehrere Lieferungen oder Lieferorte, strukturierte Zahlungsbedingungen und mehr Details pro Position. Zählt als E-Rechnung; laut FeRD muss der Austausch von EXTENDED-Rechnungen aber vorher zwischen Rechnungssteller und Empfänger vereinbart werden.
• XRECHNUNG: eine XRechnung im ZUGFeRD-Container, nur in der Syntax CII, vor allem für Rechnungen an Behörden. Gibt es seit ZUGFeRD 2.1.1. Was die XRechnung ist, steht unter XRechnung erklärt.

Für EU-konforme Rechnungen empfiehlt FeRD das Profil EN 16931. BASIC eignet sich für einfache Rechnungen, EXTENDED setzt laut FeRD eine Vereinbarung mit dem Empfänger voraus. Welches Profil eine Rechnung hat, zeigt der Prüfer oben an.

Die Versionen

Laut Versionsarchiv, Versionsseiten und Meldungen von FeRD (Auswahl, Stand 29.10.2026):

Seit Version 2.4 beruht die XML auf der CII-Version D22B, laut FeRD vollständig abwärtskompatibel zu D16B. Die Anerkennung durch das BMF hängt nicht an der neuesten Version: Maßgeblich ist ZUGFeRD ab 2.0.1 in einem der zulässigen Profile. Eine Ausnahme nennt FeRD für das Profil XRECHNUNG: Es muss der jeweils gültigen XRechnung-Spezifikation entsprechen.

ZUGFeRD und Factur-X

Factur-X ist der französische Name für dasselbe Format. Seit ZUGFeRD 2.1 und Factur-X 1.0 (24. März 2020) sind beide laut FeRD vollständig kompatibel und technisch identisch, FeRD und das französische Forum FNFE-MPE entwickeln sie gemeinsam weiter. Die aktuelle ZUGFeRD 2.5.2 entspricht Factur-X 1.09.2. Wer eine Factur-X-Rechnung bekommt, kann sie behandeln wie eine ZUGFeRD-Rechnung.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Beide sind vollwertige E-Rechnungen nach EN 16931. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass auch Menschen ohne Spezialprogramm die Rechnung lesen können. Behörden verlangen meist die XRechnung. Wann welches Format passt, steht unter XRechnung oder ZUGFeRD.

ZUGFeRD-Rechnung prüfen und erstellen

Der Prüfer oben holt die XML aus der PDF, erkennt Version und Profil und prüft die Rechnung gegen die offiziellen Regeln, die Profile BASIC und EXTENDED mit den Regeln von FeRD zu ZUGFeRD 2.5.2. Die Datei verlässt Ihren Rechner nicht. Mehr dazu unter ZUGFeRD Validator. Zum Erstellen brauchen Sie ein Rechnungsprogramm, das ZUGFeRD ausgibt; einen Vergleich mit Gratis-Tarifen finden Sie unter E-Rechnung erstellen. Musterrechnungen zum Ansehen gibt es unter E-Rechnung Beispiele.

Stand 29.10.2026. Grundlagen: Angaben von FeRD auf ferd-net.de (Versionsarchiv, FAQ, Versionsseiten), FNFE-MPE (fnfe-mpe.org), BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 und 15.10.2025 (Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitte 14.1, 14.4 und 14c.1), FAQ des BMF zur E-Rechnung. Kein offizielles Angebot von FeRD. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.