XRechnung einfach erklärt

Was die XRechnung ist

Die XRechnung ist in Deutschland der Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, zwischen Firmen ist sie ebenfalls zulässig. Herausgeberin ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die den Standard im Auftrag des IT-Planungsrats betreibt. Kern der XRechnung ist eine sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification): eine Präzisierung der europäischen Norm EN 16931, die für Deutschland festlegt, welche Felder Pflicht sind und welche zusätzlichen Regeln gelten. Dazu kommt eine optionale Erweiterung (Extension). Laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass entspricht die XRechnung der Normenreihe EN 16931 und den Anforderungen an eine E-Rechnung nach § 14 UStG (Abschnitt 14.1 Abs. 13 UStAE).

Anders als eine ZUGFeRD-Rechnung hat die XRechnung keinen Bildteil. Man kann sie ohne passendes Programm nicht lesen, sondern sieht nur XML-Code. Dafür gibt es Viewer wie den Prüfer oben oder den XRechnung Viewer. Wann welches Format passt, steht unter XRechnung oder ZUGFeRD.

Wer XRechnungen braucht

• Lieferanten des Bundes: Nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) müssen Rechnungen an Bundesbehörden seit dem 27. November 2020 elektronisch gestellt werden, ausgenommen unter anderem Direktaufträge bis 1.000 Euro. Grundsätzlich ist die XRechnung zu verwenden, ein anderer Standard ist zulässig, wenn er der EN 16931 entspricht (§ 4 ERechV). Pflicht sind unter anderem Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (§ 5 ERechV). Die Länder haben eigene Regeln.
• Firmen untereinander: Seit 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, die XRechnung ist dabei eines der zulässigen Formate. Wer ab wann senden muss, steht unter E-Rechnung Pflicht.

Für Bundesbehörden gibt es seit dem 19. September 2025 nur noch eine Plattform zum Einreichen: die OZG-RE. Die frühere Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) wurde abgeschaltet; Anleitungen, die noch beide nennen, sind veraltet. Wie Sie die Leitweg-ID Ihres Auftraggebers finden, steht unter Leitweg-ID finden, prüfen können Sie sie unter Leitweg-ID prüfen.

Versionen: 3.0 gilt, 4.0 kommt

• XRechnung 3.0 ist laut KoSIT seit dem 1. Februar 2024 in Kraft und bleibt bis mindestens 31. Juli 2027 gültig. Aktuell ist die Fassung 3.0.2 vom 20. Juni 2024; gegenüber 3.0.1 hat sie laut Spezifikation nur redaktionelle Änderungen ohne funktionale Auswirkung. Seitdem veröffentlicht die KoSIT nur noch Aktualisierungen der Prüfpakete (zuletzt Sommer 2026), teils mit neuen oder verschärften Prüfregeln. Eine Version 3.0.3 oder 3.1 gibt es nicht.
• XRechnung 2.3 wurde zum 1. Februar 2024 außer Kraft gesetzt.
• XRechnung 4.0 liegt seit dem 15. September 2026 als Vorversion vor. Die Endfassung kündigt die KoSIT für voraussichtlich Frühjahr 2027 an, ein Datum für das Inkrafttreten steht noch nicht fest.

Was in XRechnung 3.0 neu war

Die wichtigsten Änderungen laut Anhang C.3 der Spezifikation, überwiegend aus dem Abgleich mit Peppol BIS Billing 3.0:

• Elektronische Adressen sind Pflicht: Käufer (BT-49) und Verkäufer (BT-34) brauchen eine elektronische Adresse, etwa eine E-Mail-Adresse oder eine Peppol-ID. In Rechnungsvorlagen aus der Zeit vor 3.0 kann diese Angabe fehlen.
• Geschäftsprozess ist Pflicht: Das Feld BT-23 muss gefüllt sein.
• Keine leeren Elemente: Ein vorhandenes, aber leeres XML-Element gilt als Fehler.
• Zusätzliche Rechen- und Syntaxregeln aus Peppol; die deutsche Regel BR-DE-29 zur Mandatsreferenz bei Lastschriften wurde durch eine Peppol-Regel ersetzt.
• Verzugszinsen lassen sich nicht mehr strukturiert in den Zahlungsbedingungen (BT-20) übermitteln.

UBL oder CII

Die XRechnung gibt es in zwei XML-Schreibweisen: UBL 2.1 (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice, Version 16B). Inhaltlich sind beide gleich. Laut Spezifikation dürfen sich Rechnungssteller für eine entscheiden, Rechnungsempfänger müssen beide empfangen können. Das richtet sich an öffentliche Auftraggeber; zwischen Firmen ist das Format laut BMF Vereinbarungssache (Abschnitt 14.1 Abs. 12 UStAE). Der Prüfer oben erkennt die Schreibweise automatisch. Im ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG ist nur CII zulässig.

Die wichtigsten BT-Felder

Jedes Feld der Rechnung hat in der EN 16931 eine Nummer. BT (Business Term) ist ein einzelnes Feld, BG (Business Group) eine Gruppe von Feldern, etwa alle Angaben zum Verkäufer. Fehlermeldungen beziehen sich auf diese Nummern. Die Auswahl unten nennt die Felder, nach denen am häufigsten gefragt wird, mit ihrer Bedeutung in der XRechnung 3.0.2:

Zur Käuferreferenz: Die Regel BR-DE-15 verlangt BT-10 in jeder XRechnung. Bei Behörden steht dort die Leitweg-ID. Fehlt sie bei einer Rechnung an eine Firma, ist das zwar ein Verstoß gegen die Geschäftsregeln, laut BMF aber umsatzsteuerlich unbeachtlich (Rn. 35a des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Was Codes wie 380 oder 58 in diesen Feldern bedeuten, steht unter E-Rechnung Codes.

XRechnung prüfen

Der Prüfer oben arbeitet mit der offiziellen Prüfkonfiguration der KoSIT für XRechnung 3.0.2 und zeigt jeden Fehler mit Feldnummer und Erklärung auf Deutsch. Die Datei verlässt Ihren Rechner nicht. Mehr dazu unter XRechnung Validator, offizielle Muster unter E-Rechnung Beispiele.

Stand 29.10.2026. Grundlagen: KoSIT (xeinkauf.de: Standard XRechnung, Versionen und Bundles, Spezifikation XRechnung 3.0.2 und Vorversion 4.0.0), E-Rechnungsverordnung des Bundes (§§ 3, 4, 5, 11 ERechV), e-rechnung-bund.de (FAQ, Plattformzusammenführung), BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 und 15.10.2025. Kein offizielles Angebot der KoSIT. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.