XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide sind E-Rechnungen und erfüllen die Pflicht, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und nicht in jedem Profil. Der Unterschied liegt darin, ob Menschen die Rechnung ohne Programm lesen können und wer sie verlangt. Hier prüfen Sie beide Formate kostenlos, darunter steht, welches wann passt.
Rechnung hier ablegen
XRechnung als XML oder ZUGFeRD als PDF, bis 20 MB.
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Der Unterschied in einem Satz
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, also nur Daten. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF, in der dieselben Daten als XML-Datei eingebettet sind: Menschen lesen die PDF, Programme die XML. Beide beruhen auf der europäischen Norm EN 16931 und gelten laut BMF als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL (Abschnitt 14.1 Abs. 13 und 14 UStAE).
Der Vergleich
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Datei | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer oder Programm | Ja, als normale PDF |
| Herausgeber | KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats | FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) |
| Norm | EN 16931 (deutsche Präzisierung, CIUS) | EN 16931, je nach Profil |
| XML-Schreibweise | UBL 2.1 oder CII | CII |
| Gilt als E-Rechnung | Ja | Ab Version 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC WL |
| Häufig genutzt für | Bei Behörden Standard, auch zwischen Firmen zulässig | Zwischen Firmen verbreitet, bei Behörden nur im Profil XRECHNUNG |
| Leitweg-ID | Bei Behörden Pflicht (Feld BT-10) | Für Behörden im Profil XRECHNUNG |
Ausführlich zu beiden Formaten: XRechnung erklärt und ZUGFeRD erklärt.
Welches Format wann passt
- Rechnungen an Bundesbehörden: Die E-Rechnungsverordnung des Bundes sieht grundsätzlich die XRechnung vor, andere Standards sind zulässig, wenn sie der EN 16931 entsprechen (§ 4 ERechV). Laut e-rechnung-bund.de wird ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG angenommen, aber nur als reine XML-Datei ohne Sichtformat. In der Praxis heißt das: XRechnung mit Leitweg-ID, eingereicht bei der unmittelbaren Bundesverwaltung seit dem 19. September 2025 nur noch über die Plattform OZG-RE (die frühere ZRE wurde dorthin überführt). Woher die Leitweg-ID kommt, steht unter Leitweg-ID finden.
- Rechnungen an Firmen im Inland: Beide Formate sind zulässig. Welches verwendet wird, ist laut BMF eine zivilrechtliche Frage, die die Vertragsparteien untereinander klären (Abschnitt 14.1 Abs. 12 UStAE). ZUGFeRD hat hier den Vorteil, dass auch Empfänger ohne E-Rechnungsprogramm die PDF lesen können. Maßgeblich bleibt die XML (BMF-FAQ, Frage 12a). Fragt der Kunde ausdrücklich nach XRechnung, schicken Sie XRechnung.
- Andere vereinbarte Formate: Auch andere Formate wie EDI dürfen zwei Unternehmen vereinbaren, wenn sich die umsatzsteuerlich nötigen Angaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 oder ein damit interoperables Format übertragen lassen (Abschnitt 14.1 Abs. 15 UStAE).
- Rechnungen an Privatpersonen: Hier ist gar keine E-Rechnung vorgeschrieben. Es genügt Papier oder, wenn der Kunde einverstanden ist (auch stillschweigend), eine normale PDF. Details unter E-Rechnung Pflicht.
Was beim Empfang gilt
Jedes Unternehmen muss seit 2025 die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen zu empfangen (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Eine Pflicht, ausdrücklich beide Formate zu verarbeiten, nennt das BMF nicht. Weil aber das Format zwischen Lieferant und Kunde vereinbart wird und Sie kein Recht auf eine Ersatzrechnung in anderer Form haben, wenn Sie eine E-Rechnung nicht empfangen können oder die Annahme verweigern, sollten Sie beide lesen können. Bei der XRechnung kommen außerdem zwei Schreibweisen vor, UBL und CII. Die XRechnung-Spezifikation (Kap. 5.2) verlangt von Empfängern, beide anzunehmen; sie ist auf öffentliche Auftraggeber zugeschnitten, im Alltag kommen aber beide vor. Wie das ohne neues Programm geht, steht unter E-Rechnung empfangen.
Bei ZUGFeRD gilt dabei: Maßgeblich ist die eingebettete XML, nicht die PDF-Ansicht. Weichen beide voneinander ab, gehen die Daten der XML vor (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Früher war es umgekehrt, darauf weist das BMF in seinen FAQ ausdrücklich hin (Frage 12a). Das BMF empfiehlt deshalb, die XML selbst anzeigen zu lassen. Enthält die PDF abweichende Rechnungsangaben, kann sie als weitere Rechnung gelten, für die § 14c UStG zu prüfen ist (Abschnitt 14c.1 Abs. 4a UStAE).
Beide Formate kostenlos prüfen
Der Prüfer oben nimmt XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD-PDFs an, erkennt Format und Profil und prüft mit den offiziellen Regeln von KoSIT und FeRD. Die Datei verlässt Ihren Rechner nicht. Wer Rechnungen künftig selbst in einem dieser Formate erstellen will, findet Programme mit Gratis-Tarifen unter E-Rechnung erstellen.
Stand 29.10.2026. Grundlagen: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 und 15.10.2025 (Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitte 14.1 und 14.4), FAQ des BMF zur E-Rechnung, Spezifikation XRechnung 3.0.2 (KoSIT), ZUGFeRD-FAQ von FeRD, FAQ von e-rechnung-bund.de, E-Rechnungsverordnung des Bundes. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Was ist besser, XRechnung oder ZUGFeRD?
Keins ist grundsätzlich besser, beide sind vollwertige E-Rechnungen nach EN 16931. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass Menschen die Rechnung auch ohne Spezialprogramm als PDF lesen können; maßgeblich bleibt aber die XML, das BMF empfiehlt, sie selbst anzeigen zu lassen. Die XRechnung ist bei Behörden der Standard. Zwischen Firmen ist die Formatwahl laut BMF eine Frage, die die Vertragsparteien untereinander klären.
Muss ich als Empfänger beide Formate annehmen?
Seit 2025 muss jedes Unternehmen die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen zu empfangen. Welches zulässige Format verwendet wird, ist laut BMF eine zivilrechtliche Frage zwischen den Vertragsparteien. Wer eine E-Rechnung nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat laut BMF kein Anrecht auf eine Rechnung in anderer Form (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Praktisch sollten Sie deshalb beide Formate lesen können.
Kann ich ZUGFeRD an eine Behörde schicken?
Als ZUGFeRD-Variante nennt die FAQ von e-rechnung-bund.de ausdrücklich nur das Profil XRECHNUNG (am Beispiel ZUGFeRD 2.2.0), und das nur als reine XML-Datei ohne Sichtformat. Eine normale ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 ist dort also nicht vorgesehen. Länder und Kommunen können eigene Vorgaben haben, fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach.
Was gilt, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?
Dann gilt die XML. Laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass ist bei hybriden Formaten der strukturierte Teil führend, bei Abweichungen gehen seine Daten der Bilddatei vor (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Den Vorsteuerabzug gibt es nur aus dem strukturierten Teil (Abschnitt 14c.1 Abs. 4a UStAE). Enthält die PDF abweichende Rechnungsangaben, kann sie als weitere Rechnung gelten, für die § 14c UStG zu prüfen ist; geringfügige technische Abweichungen wie Rundungen sind unschädlich.
Ist eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil BASIC WL eine E-Rechnung?
Nein. Das BMF erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL. Diese enthalten nicht alle Rechnungsangaben. Als E-Rechnung zählen die Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG; für EXTENDED verlangt FeRD eine vorherige Absprache mit dem Empfänger.