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E-Rechnung Übergangsfristen: was 2026 und 2027 noch erlaubt ist

Kurz gesagt: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier oder, mit Zustimmung, eine PDF schicken. 2027 gilt das nur noch bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Unabhängig vom Umsatz bleiben 2027 EDI-Verfahren mit Zustimmung erlaubt. Ab 2028 ist die E-Rechnung zwischen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich Pflicht. Entscheidend ist, wann die Leistung ausgeführt wurde. Ob es zusätzlich darauf ankommt, wann die Rechnung raus ist, sehen Gesetzeswortlaut und BMF unterschiedlich (mehr dazu unten).

Die drei Übergangsregeln im Gesetz

Seit 2025 verlangt § 14 UStG bei Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnung. § 27 Abs. 38 UStG erlaubt für eine Übergangszeit drei Ausnahmen. Jede knüpft im Gesetzestext an zwei Daten an: wann die Leistung ausgeführt wurde und bis wann die Rechnung raus sein muss.

Nr. 1

alle Unternehmen

Leistung ausgeführt 2025 oder 2026, Rechnung übermittelt bis 31.12.2026.

Papier immer, andere elektronische Formate wie eine einfache PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.

Nr. 2

nur wer 2026 nicht mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte

Leistung ausgeführt 2027, Rechnung übermittelt bis 31.12.2027.

wie Nr. 1: Papier, oder mit Zustimmung eine PDF oder ein anderes elektronisches Format.

Nr. 3

alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz

Leistung ausgeführt 2027, Rechnung ausgestellt bis 31.12.2027.

ein elektronisches Format, das keine E-Rechnung ist, aber nur per EDI-Verfahren und mit Zustimmung des Empfängers.

Nach Ablauf dieser Fristen gibt es keine allgemeine Übergangsregel mehr. Für Leistungen ab dem 1. Januar 2028 muss jede Rechnung an ein anderes Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnung sein, außer in den gesetzlichen Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Welche Ausnahmen es gibt, steht unter E-Rechnung Pflicht.

Der Jahreswechsel: Gesetzeswortlaut und BMF-Auffassung

Nach dem Wortlaut verlangt die Übergangsregel für 2025 und 2026, dass die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird, und die Regel für 2027 gilt nur für Leistungen aus 2027. Das BMF stellt dagegen nur auf das Leistungsdatum ab (Schreiben vom 12.10.2026, nicht amtlich veröffentlicht). Die Beispiele:

Ende 2027 stellt sich dieselbe Frage für Leistungen aus Dezember 2027, die erst im Januar 2028 abgerechnet werden. Das BMF-Schreiben vom 12.10.2026 nennt nur Leistungen aus 2025 und 2026. Seine Begründung passt zwar auch auf Nr. 2, eine Aussage dazu gibt es aber nicht (Stand 01.11.2026). Wer im Dezember liefert, rechnet am sichersten noch im Dezember ab oder stellt gleich auf E-Rechnung um.

Die 800.000-Euro-Grenze

EDI-Verfahren bis Ende 2027

Viele größere Firmen tauschen Rechnungen schon lange per EDI aus, also als strukturierte Daten nach einem zwischen den Partnern vereinbarten Verfahren. Solche Formate erfüllen nicht immer die Voraussetzungen einer E-Rechnung. Für Leistungen aus 2027 dürfen sie mit Zustimmung des Empfängers weiter genutzt werden, unabhängig vom Umsatz (Nr. 3). Danach muss auch eine EDI-Rechnung eine E-Rechnung sein. Ein vereinbartes Format reicht dafür, wenn sich alle Pflichtangaben richtig und vollständig in ein Format nach der Norm EN 16931 oder ein damit interoperables Format übertragen lassen.

Neu: Sonderfristen aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026

Am 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium ein drittes Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es ergänzt die Schreiben von 2024 und 2025 und enthält mehrere Erleichterungen mit eigenen Fristen:

ohne Enddatum
Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die Sie stellen, bevor für Sie die E-Rechnungspflicht greift, müssen keine E-Rechnung sein. Das gilt auch, wenn die Leistung und die Zahlung erst danach kommen (Rn. 2).
bis 30.06.2030
In der Schlussrechnung als E-Rechnung dürfen die schon bezahlten Anzahlungen als eine Summe im Feld BT-113 (Paid amount) abgezogen werden, die Einzelheiten stehen dann im Freitextfeld BT-22 (Invoice note). Alternativ in einem eingebetteten Anhang, auf den der strukturierte Teil ausdrücklich verweist (Rn. 3 und 4).
bis 31.12.2027
Für Rechnungen, die auf Bruttopreisen beruhen (zum Beispiel Bücher mit Preisbindung), gibt es in XRechnung und ZUGFeRD noch kein passendes Format. Für bis zum 31.12.2027 ausgestellte E-Rechnungen reichen im strukturierten Teil die Summen je Steuersatz oder Steuerbefreiung mit Steuerbetrag oder Hinweis auf die Befreiung, die Einzelpositionen stehen in einer lesbaren eingebetteten Anlage, auf die im strukturierten Teil eindeutig hinzuweisen ist (Rn. 19).
bis 30.06.2030
Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben (Gebühren, Beiträge), die zugleich eine Rechnung sind, dürfen weiter als normale Rechnung kommen (Rn. 27).
bis 31.12.2026
Eine bis zum 31.12.2026 ausgestellte E-Rechnung, die den BMF-Schreiben von 2024 und 2025 entspricht, aber nicht den zusätzlichen Vorgaben des neuen Schreibens, wird auch beim Vorsteuerabzug nicht beanstandet (Anwendungsregelung).

Was Sie jetzt tun sollten

Häufige Fragen

Bis wann darf ich noch Rechnungen als PDF schicken?

An andere Unternehmen in Deutschland: für Leistungen aus 2025 und 2026, wenn der Kunde dem PDF-Format zugestimmt hat. Nach dem Gesetzeswortlaut muss die Rechnung dafür bis zum 31.12.2026 übermittelt sein, das BMF lässt auch eine spätere Rechnung zu (siehe Jahreswechsel). Für Leistungen aus 2027 nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 nicht über 800.000 Euro lag, und auch dann nur bis zum 31.12.2027. Ab 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich Pflicht. An Privatkunden dürfen Sie mit deren Zustimmung weiter PDFs schicken.

Welcher Umsatz zählt für die 800.000-Euro-Grenze?

Der Gesamtumsatz des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt, im Kalenderjahr davor, für 2027 also der Umsatz 2026. Gemeint ist der Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, nicht der Gewinn und nicht nur die Rechnungen an andere Firmen. Ob einzelne steuerfreie Umsätze herausgerechnet werden, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Was gilt, wenn ich eine Leistung aus Dezember 2026 erst im Januar 2027 abrechne?

Nach dem Wortlaut von § 27 Abs. 38 UStG greift die Übergangsregel für Leistungen aus 2026 nur, wenn die Rechnung bis zum 31.12.2026 übermittelt wird, und die Regel für 2027 erfasst nur Leistungen aus 2027. Das BMF sieht das anders: In einem nicht amtlich veröffentlichten Schreiben vom 12.10.2026 an die Energiewirtschaft hat es bestätigt, dass eine Rechnung über eine Leistung aus 2025 oder 2026 weiter als Papier oder mit Zustimmung als PDF erteilt werden kann, auch wenn sie erst 2027 ausgestellt oder übermittelt wird. Ein Fachautor bei Haufe hält diese Auffassung für nicht vom Gesetzeswortlaut gedeckt. Weil das Schreiben nicht amtlich veröffentlicht ist, sind Sie am sichersten, wenn Sie Dezember-Leistungen noch im Dezember abrechnen oder gleich als E-Rechnung.

Muss mein Kunde einer PDF-Rechnung zustimmen?

Ja, für andere elektronische Formate wie eine PDF braucht es während der Übergangszeit die Zustimmung des Empfängers. Eine Papierrechnung dürfen Sie in der Übergangszeit ohne Zustimmung schicken. Eine echte E-Rechnung muss jedes inländische Unternehmen seit 2025 annehmen.

Was passiert, wenn ich trotz Pflicht keine E-Rechnung schicke?

Ein Bußgeld droht nach Auffassung der Finanzverwaltung nach dem aktuellen Wortlaut von § 26a UStG nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 28, und BMF-FAQ). Ihr Kunde hat laut BMF aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung. Eine normale Rechnung trotz Pflicht berechtigt nach Auffassung des BMF dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Der Kunde kann ihn trotzdem bekommen: über eine nachträgliche E-Rechnung als Berichtigung, über die Angaben der normalen Rechnung als Nachweis (bei inhaltlich richtiger und vollständiger Rechnung laut BMF regelmäßig möglich) oder weil er davon ausgehen durfte, dass Sie eine Übergangsregel nutzen können. Viele Kunden verlangen trotzdem eine E-Rechnung, um sicherzugehen.

Stand 01.11.2026. Quellen: § 14 und § 27 Abs. 38 UStG (gesetze-im-internet.de), BMF-Schreiben vom 15.10.2026 (III C 5, S 7287-a/00019/021/017), BMF-Schreiben vom 12.10.2026 (III C 5, S 7287-a/00019/015/077, nicht amtlich veröffentlicht, zitiert nach Haufe vom 16.10.2026), Fragen und Antworten des BMF zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026). Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Ob eine Übergangsregel in Ihrem Fall greift, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.