E-Rechnung für Vereine
Ob ein Verein E-Rechnungen empfangen und schreiben muss, hängt nicht an der Gemeinnützigkeit, sondern daran, ob er unternehmerisch tätig ist. Eine erhaltene E-Rechnung öffnen und prüfen Sie hier kostenlos, darunter steht, was für welchen Vereinsbereich gilt.
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XRechnung als XML oder ZUGFeRD als PDF, bis 20 MB.
Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Upload: Die Prüfung läuft in Ihrem Browser. Leitweg-ID prüfen
Die Kurzfassung
Das Bundesfinanzministerium beantwortet die Frage in seinen FAQ zur E-Rechnung (Frage 5, Stand Oktober 2026) so: Vereine können unternehmerisch und nichtunternehmerisch tätig sein. Daraus folgt:
- Soweit der Verein unternehmerisch tätig ist, gelten die allgemeinen Regeln: Er muss E-Rechnungen empfangen können und selbst E-Rechnungen ausstellen, sofern keine Ausnahme greift oder er eine Übergangsfrist nutzt.
- Betreffen Leistungen den nichtunternehmerischen Bereich, muss der Verein weder E-Rechnungen empfangen können noch selbst welche ausstellen.
- Lieferanten eines nichtunternehmerisch tätigen Vereins müssen ihm zwar eine Rechnung ausstellen, dürfen das aber als sonstige Rechnung tun, also auf Papier oder mit Zustimmung als PDF.
Welcher Vereinsbereich zählt
Vereine kennen die Einteilung in vier Bereiche aus dem Gemeinnützigkeitsrecht. Sie stammt aus den Ertragsteuern. Für die E-Rechnung zählt aber die Umsatzsteuer: Unternehmerisch ist der Verein dort, wo er Leistungen gegen Entgelt erbringt. Grob lässt sich das so zuordnen, im Einzelfall entscheidet der Steuerberater:
- Ideeller Bereich (Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse): in der Regel nichtunternehmerisch. Echte Mitgliedsbeiträge sind nach Abschnitt 1.4 UStAE kein Entgelt für eine Leistung, für Spenden gibt es keine Rechnung.
- Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (zum Beispiel Vereinsgaststätte, Verkauf bei Festen, Werbung für Sponsoren): unternehmerisch. Hier entstehen die typischen E-Rechnungsfälle, vor allem Rechnungen für Werbeleistungen an Firmen.
- Zweckbetrieb (zum Beispiel Kurse oder Veranstaltungen, die dem Satzungszweck dienen): ebenfalls Leistungen gegen Entgelt. Eine E-Rechnung muss der Verein dafür aber nur ausstellen, wenn die Leistungen an ein Unternehmen gehen und nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Gehen sie an Privatpersonen, gibt es keine E-Rechnungspflicht.
- Vermögensverwaltung (zum Beispiel Vermietung): Vermietung gegen Entgelt ist umsatzsteuerlich in der Regel unternehmerisch. Die steuerfreie Vermietung von Grundstücken und Räumen fällt laut BMF aber nicht unter die Pflicht zur E-Rechnung. Wer bei der Vermietung an Unternehmen zur Umsatzsteuer optiert hat (§ 9 UStG), muss dagegen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Ob eine Vermietung steuerfrei ist, klärt im Zweifel der Steuerberater.
Hat ein Verein auch nur einen unternehmerischen Bereich, muss er für diesen Bereich E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft viele Sportvereine schon wegen der Vereinsgaststätte oder der Bandenwerbung.
E-Rechnungen empfangen: was der Verein braucht
Seit dem 1. Januar 2025 muss ein unternehmerisch tätiger Verein E-Rechnungen empfangen können. Laut BMF reicht dafür ein E-Mail-Postfach, Ausnahmen für den Empfang gibt es nicht. In der Praxis heißt das:
- Eine Adresse für Rechnungen festlegen, die der Kassenwart oder die Kassenwartin regelmäßig liest, und sie den Lieferanten mitteilen.
- Die Rechnung lesen können: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF und öffnet sich wie gewohnt. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie öffnen sie oben auf dieser Seite kostenlos, ohne Upload, und können sie als PDF speichern. Mehr dazu unter E-Rechnung in PDF umwandeln.
- Das Original aufheben: Aufzubewahren ist die XML-Datei, nicht nur der Ausdruck. Wie lange und wie, steht unter E-Rechnung archivieren.
Ausführlich, für alle Unternehmen: E-Rechnung empfangen in fünf Schritten.
E-Rechnungen schreiben: ab wann und für wen
Nach dem Umsatzsteuerrecht muss ein Verein selbst eine E-Rechnung nur ausstellen, wenn alles zusammenkommt:
- Die Leistung gehört zum unternehmerischen Bereich.
- Sie geht an ein anderes Unternehmen in Deutschland, nicht an Privatpersonen oder Mitglieder als Privatleute.
- Sie ist nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei.
- Der Betrag liegt über 250 Euro brutto. Darunter ist es eine Kleinbetragsrechnung, für die keine E-Rechnung nötig ist. Weitere Ausnahmen nennt Frage 4 der BMF-FAQ zur E-Rechnung.
- Die Übergangsfristen sind abgelaufen.
Für Rechnungen an Behörden, etwa an die Stadt, können zusätzlich eigene Vorgaben gelten (BMF-FAQ Frage 4a). Mehr dazu unter Leitweg-ID finden.
Zu den Fristen: Bis Ende 2026 dürfen alle noch Papierrechnungen schreiben oder mit Zustimmung des Empfängers eine PDF schicken. 2027 gilt das nur noch, wenn der Verein im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, das trifft auf viele kleinere Vereine zu. Ab 2028 ist die E-Rechnung zwischen Unternehmen grundsätzlich Pflicht. Was beim Jahreswechsel für Leistungen aus dem Dezember gilt, steht unter Übergangsfristen 2026 und 2027.
Ein typischer Fall: Der Sportverein stellt einer Bäckerei aus dem Ort die Bandenwerbung für das Jahr 2027 in Rechnung, 1.000 Euro zuzüglich Umsatzsteuer. Das ist eine Leistung des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs an ein Unternehmen, über 250 Euro, nicht steuerfrei. 2027 darf ein kleiner Verein sie noch auf Papier schreiben, wenn die Rechnung bis 31.12.2027 rausgeht. Für die Bandenwerbung 2028 muss es eine E-Rechnung sein.
Womit ein Verein E-Rechnungen schreibt
Wer nur wenige Rechnungen im Jahr schreibt, etwa an die Sponsoren, kommt oft mit einem Gratis-Tarif aus: sevdesk und kostenlose-erechnung.de erlauben jeweils drei E-Rechnungen im Monat ohne Kosten. Preise und Haken stehen im Vergleich unter E-Rechnung erstellen, die Einzelheiten zu sevdesk unter E-Rechnung mit sevdesk. Arbeitet der Verein schon mit einer Vereins- oder Buchhaltungssoftware, lohnt zuerst die Frage an den Anbieter, ob sie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann. Eine Word- oder Excel-Vorlage reicht ab 2028 für Rechnungen, die als E-Rechnung ausgestellt werden müssen, nicht mehr.
Vor dem ersten Versand lohnt ein Test: Erzeugte Rechnung oben ablegen, der Prüfer zeigt mit denselben Regeln wie der offizielle KoSIT-Prüfer, ob sie den Vorgaben für XRechnung und ZUGFeRD entspricht.
Stand 02.11.2026. Grundlagen: FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026 (Fragen 4, 5, 8, 11 und 12), § 27 Abs. 38 UStG, Abschnitt 1.4 UStAE. Die FAQ des BMF sind laut BMF eine Orientierungshilfe ohne Rechtswirkung. Allgemeine Information, keine Steuerberatung: Ob und in welchem Umfang Ihr Verein unternehmerisch tätig ist, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Häufige Fragen
Muss ein gemeinnütziger Verein E-Rechnungen empfangen können?
Nur soweit er unternehmerisch tätig ist, also Leistungen gegen Entgelt erbringt, etwa im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Dann muss er seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach reicht dafür laut BMF aus. Für Einkäufe, die den nichtunternehmerischen Bereich betreffen, muss der Verein laut BMF-FAQ keine E-Rechnungen empfangen können. Die Gemeinnützigkeit allein befreit nicht.
Muss unser Verein selbst E-Rechnungen schreiben?
Nur für Leistungen aus dem unternehmerischen Bereich an andere Unternehmen in Deutschland, die nicht steuerfrei nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind, und nur über 250 Euro brutto. Weitere Ausnahmen nennt Frage 4 der BMF-FAQ. Bis Ende 2026 dürfen alle Vereine noch Papier oder mit Zustimmung des Empfängers eine PDF schicken, 2027 noch die mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab 2028 gilt die E-Rechnung grundsätzlich.
Brauchen wir für Mitgliedsbeiträge und Spenden eine E-Rechnung?
In der Regel nicht. Echte Mitgliedsbeiträge, mit denen der Verein die Gesamtbelange seiner Mitglieder erfüllt, sind nach Abschnitt 1.4 UStAE kein Entgelt für eine Leistung, Spenden ebenfalls nicht. Dafür wird keine Rechnung geschrieben, also auch keine E-Rechnung. Anders kann es bei Beiträgen sein, die in Wahrheit Entgelt für eine Sonderleistung an einzelne Mitglieder sind; das klärt der Steuerberater. Zudem sind Mitglieder meist Privatpersonen, an die ohnehin keine E-Rechnung geht.
Was gilt für Rechnungen an Sponsoren?
Erbringt der Verein für das Geld eine Werbeleistung, etwa Bandenwerbung oder Werbung auf Trikots, ist das in der Regel eine Leistung des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs an ein Unternehmen. Dafür ist nach Ablauf der Übergangsfristen eine E-Rechnung nötig, wenn der Betrag über 250 Euro brutto liegt, der Sponsor ein Unternehmen in Deutschland ist und keine weitere Ausnahme aus Frage 4 der BMF-FAQ greift. Ob eine Sponsoringzahlung umsatzsteuerlich Entgelt für eine Werbeleistung ist, hängt am Vertrag und sollte mit dem Steuerberater geklärt werden.
Darf ein Lieferant unserem Verein weiter Papierrechnungen schicken?
Bis Ende 2026 darf jeder Lieferant noch Papier schicken, kleinere Lieferanten 2027 auch noch. Danach hängt es am Verein: Kauft er für den nichtunternehmerischen Bereich ein, darf der Lieferant laut BMF-FAQ weiter eine sonstige Rechnung schicken, also Papier oder mit Zustimmung eine PDF. Kauft er für den unternehmerischen Bereich ein, muss der Lieferant grundsätzlich eine E-Rechnung schicken, außer bei Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto und den weiteren Ausnahmen aus Frage 4 der BMF-FAQ.