E-Rechnungswandler

E-Rechnung mit Excel oder Word

Eine Rechnung aus Word oder Excel ist keine E-Rechnung, auch nicht als PDF. Zwischen Unternehmen ist sie nur noch während der Übergangsfristen erlaubt. Testen Sie hier kostenlos, ob eine Datei eine gültige E-Rechnung ist. Darunter steht, bis wann Word und Excel noch reichen und wie der Umstieg einfach klappt.

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Die Kurzfassung

Warum ein PDF aus Word nicht reicht

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Programm des Kunden soll Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung direkt aus der Datei lesen können, ohne dass jemand abtippt. Ein PDF aus Word ist nur eine Darstellung der Rechnung: Ein Mensch kann es lesen, ein Buchhaltungsprogramm nicht zuverlässig.

Auch ZUGFeRD sieht aus wie ein normales PDF, enthält aber zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit allen Rechnungsdaten. Diese XML ist der maßgebliche Teil. Word und Excel können keine solche XML in ein PDF einbetten, auch nicht über „Speichern als PDF/A“. Wie die beiden Formate sich unterscheiden, steht unter XRechnung oder ZUGFeRD.

Ob eine Datei eine echte E-Rechnung ist, sehen Sie in Sekunden: Legen Sie sie oben ab. Bei einem PDF aus Word meldet der Prüfer, dass in der Datei keine eingebettete E-Rechnung steckt.

Bis wann Word und Excel noch erlaubt sind

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG, das BMF erklärt sie in Frage 11 seiner FAQ:

Was für Leistungen aus dem Dezember gilt, die erst im neuen Jahr abgerechnet werden, steht unter Übergangsfristen 2026 und 2027. Für wen die Pflicht überhaupt gilt, erklärt E-Rechnung Pflicht.

Warum Ihre Kunden schon vorher fragen werden

Die Pflicht trifft am Ende vor allem den Kunden. Muss eine E-Rechnung ausgestellt werden und kommt stattdessen eine Word-Rechnung, ist sie laut BMF-FAQ Frage 12b keine ordnungsmäßige Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Retten lässt sich das meist durch eine E-Rechnung, die Sie nachträglich ausstellen, sonst nur über einen Nachweis nach strengem Maßstab. Ein Bußgeld gibt es laut Frage 12c nicht, der Kunde hat aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf die E-Rechnung. Kunden, die ihre Buchhaltung früh umstellen, können deshalb schon während der Übergangszeit um XRechnung oder ZUGFeRD bitten. Ob Sie das in der Übergangszeit tun, entscheiden Sie (Frage 11).

Wie Sie von Word oder Excel umsteigen

  1. Kunden sortieren: Wer ist Privatkunde, wer Unternehmen in Deutschland, wer Behörde? Nur für Unternehmen in Deutschland und für Behörden brauchen Sie E-Rechnungen.
  2. Ein Programm wählen: Für wenige Rechnungen reicht ein Gratis-Tarif. sevdesk und kostenlose-erechnung.de erlauben jeweils drei E-Rechnungen im Monat ohne Kosten, Lexware Office erstellt E-Rechnungen ab Tarif M. Preise und Haken stehen im Vergleich unter E-Rechnung erstellen.
  3. Vorlage übertragen: Firmendaten, Logo, Bankverbindung, Steuernummer und Ihre Artikel oder Leistungen einmal im Programm anlegen. Welche Angaben Pflicht sind, zeigt Pflichtangaben einer E-Rechnung.
  4. Rechnungsnummern fortführen: Die Nummer muss einmalig sein. Ein neuer Nummernkreis ab dem Umstieg ist erlaubt, solange keine Nummer doppelt vorkommt.
  5. Die erste Rechnung prüfen: Erzeugte Datei oben ablegen. Der Prüfer zeigt mit denselben Regeln wie der offizielle KoSIT-Prüfer, ob sie gültig ist, und erklärt jeden Fehler auf Deutsch.
  6. Das Original aufheben: Aufzubewahren ist die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF, nicht ein Ausdruck. Mehr unter E-Rechnung archivieren.

Sonderfall Rechnungen an Behörden

Wer an Bundesbehörden liefert, muss schon heute elektronisch abrechnen, über die Rechnungsplattform OZG-RE. Ausgenommen sind nur Direktaufträge bis 1.000 Euro Auftragswert ohne Umsatzsteuer. Auf der OZG-RE gibt es eine kostenlose Weberfassung: Sie tippen die Rechnung in ein Formular, die Plattform macht daraus eine XRechnung. Dafür registrieren Sie sich einmal, direkt auf der OZG-RE oder über „Mein Unternehmenskonto“. Das hilft nur für Rechnungen an Bundesbehörden und die Länder, die die Plattform mitnutzen, nicht an Firmenkunden. Andere Länder und Kommunen haben eigene Regeln und Portale. Die Adresse der Behörde ist die Leitweg-ID, siehe Leitweg-ID finden.

Excel-Vorlage mit XML selbst bauen?

Im Netz finden sich Anleitungen, mit denen Excel über eine XML-Zuordnung eine XRechnung ausgibt. Das kann funktionieren, ist aber mühsam: Die Datei muss alle Pflichtfelder der Norm EN 16931 und der deutschen Regeln richtig befüllen, Codes wie Mengeneinheit und Steuerkategorie verwenden und Summen exakt nach den Rechenregeln bilden. Schon kleine Rundungsfehler in den Summen lassen die Prüfung scheitern, und viele Empfänger weisen die Datei dann zurück. Wer diesen Weg geht, sollte jede Rechnung vor dem Versand oben prüfen. Die Codes stehen unter E-Rechnung Codes, die häufigsten Fehler unter XRechnung Fehler.

Stand 04.11.2026. Grundlagen: FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026 (Fragen 2, 4, 11, 12b und 12c), § 14 Abs. 1 und Abs. 4 und § 27 Abs. 38 UStG, FAQ auf e-rechnung-bund.de zur OZG-RE. Die FAQ des BMF sind laut BMF eine Orientierungshilfe ohne Rechtswirkung. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Ist eine Rechnung aus Word oder Excel als PDF eine E-Rechnung?

Nein. Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF fällt laut BMF nicht darunter (FAQ Frage 2). Das gilt auch für ein PDF/A ohne eingebettete Rechnungsdaten. Es ist eine sonstige Rechnung, genau wie eine Papierrechnung.

Bis wann darf ich Rechnungen noch mit Word oder Excel schreiben?

An Privatkunden weiterhin, dort gibt es keine E-Rechnungspflicht. An Unternehmen in Deutschland: für Leistungen aus 2025 und 2026 mit Rechnung bis Ende 2026, als PDF aber nur mit Zustimmung des Kunden. Für Leistungen aus 2027 noch mit Rechnung bis Ende 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Für Leistungen ab 2028 braucht es grundsätzlich eine E-Rechnung, ausgenommen Kleinbeträge bis 250 Euro brutto und die weiteren Ausnahmen aus Frage 4 der BMF-FAQ.

Kann ich meine Excel-Vorlage zu einer XRechnung machen?

Technisch lässt sich aus Excel eine XML-Datei erzeugen, die Vorlage muss dafür aber alle Felder und Regeln der Norm EN 16931 abbilden, inklusive Codes, Rundung und Steuersummen. Das ist fehleranfällig. Für wenige Rechnungen ist ein Gratis-Tarif eines Rechnungsprogramms einfacher. Wer es trotzdem selbst baut, sollte jede erzeugte Datei oben auf dieser Seite prüfen.

Was passiert, wenn ich 2028 trotzdem eine Word-Rechnung schicke?

Die Rechnung ist dann nicht ordnungsmäßig, und Ihr Kunde riskiert den Vorsteuerabzug (BMF-FAQ Frage 12b). Retten lässt er sich meist durch eine E-Rechnung, die Sie nachträglich ausstellen, sonst nur über einen Nachweis nach strengem Maßstab. Ein Bußgeld droht nach derzeitiger Auffassung der Finanzverwaltung nicht, Ihr Kunde hat aber laut BMF-FAQ Frage 12c einen zivilrechtlichen Anspruch auf die E-Rechnung.

Muss ich mit einem neuen Programm eine neue Rechnungsnummer beginnen?

Nein, aber Sie dürfen. Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG), dafür sind auch mehrere Zahlenreihen erlaubt, etwa ein eigener Nummernkreis ab dem Umstieg. Wichtig ist nur, dass keine Nummer doppelt vergeben wird.