E-Rechnung für Vermieter und Photovoltaik

Die Kurzfassung

• Empfangen: Jeder Vermieter mit Wohnsitz oder Sitz in Deutschland muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen annehmen können. Vermieter sind umsatzsteuerlich Unternehmer, auch mit nur steuerfreien Mieten (BMF-FAQ Frage 3).
• Schreiben für Wohnungsmiete: nein. Für steuerfreie Vermietung besteht keine Rechnungspflicht und damit keine E-Rechnungspflicht (BMF-FAQ Frage 4).
• Schreiben für Gewerbemiete mit Umsatzsteuer: ja, nach Ablauf der Übergangsfristen. Der Mietvertrag kann dabei mit einer einzigen E-Rechnung als Dauerrechnung abgedeckt werden.
• Photovoltaik mit Einspeisevergütung: Der Betreiber ist in der Regel Unternehmer und muss E-Rechnungen empfangen können.

Welche Vermietung welche Rechnung braucht

Entscheidend ist nicht, wer vermietet, sondern was im einzelnen Mietverhältnis abgerechnet wird und an wen. Ein Vermieter mit Wohnung, Laden und Ferienwohnung kann deshalb drei verschiedene Antworten bekommen.

• Wohnung an Privatleute: keine E-Rechnung. Die Miete ist nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei, und an Privatleute gibt es ohnehin keine E-Rechnungspflicht.
• Wohnung oder Büro steuerfrei an ein Unternehmen: keine E-Rechnung nötig. Laut Abschnitt 14.1 Abs. 3 UStAE muss eine Rechnung nur ausgestellt werden, wenn die Leistung nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Wer trotzdem eine Rechnung schreibt, darf sie als E-Rechnung nur mit Zustimmung des Mieters schicken (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE).
• Gewerberaum mit Option zur Umsatzsteuer (§ 9 UStG): E-Rechnung nach Ablauf der Übergangsfristen, sofern keine weitere gesetzliche Ausnahme aus Frage 4 der BMF-FAQ greift. Die Option ist nur bei Vermietung an Unternehmen möglich, deshalb ist dieser Fall immer einer zwischen Unternehmen.
• Teils steuerpflichtig, teils steuerfrei: Enthält eine Abrechnung auch steuerpflichtige Teile, gilt die E-Rechnungspflicht für die ganze Rechnung (Abschnitt 14.1 Abs. 4 Satz 10 UStAE), sofern sie an ein Unternehmen geht und die Übergangsfristen abgelaufen sind.
• Ferienwohnung und Zimmer zur kurzfristigen Beherbergung: Diese Vermietung ist nicht steuerfrei. An Privatgäste muss trotzdem keine Rechnung geschrieben werden (Abschnitt 12.16 Abs. 10 UStAE). Bucht ein Unternehmen, etwa für eine Geschäftsreise, braucht es nach Ablauf der Übergangsfristen eine E-Rechnung, wenn der Betrag über 250 Euro brutto liegt und keine gesetzliche Ausnahme aus Frage 4 der BMF-FAQ greift.
• Stellplätze und Garagen: Die Vermietung von Stellplätzen ist nach § 4 Nr. 12 Satz 2 UStG von der Steuerbefreiung ausgenommen. Steuerfrei ist sie nur als Nebenleistung zur steuerfreien Wohnungsmiete, also bei gleichem Vermieter, gleichem Mieter und räumlicher Nähe (Abschnitt 4.12.2 Abs. 3 UStAE). Wird ein Stellplatz eigenständig vermietet, ist er steuerpflichtig. Dann gilt dasselbe wie bei der Ferienwohnung: an Privatleute keine Rechnungspflicht, an Unternehmen nach den Übergangsfristen eine E-Rechnung über 250 Euro brutto, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.

Der Mietvertrag als Dauerrechnung

Bei Gewerbemiete mit Umsatzsteuer ist der Mietvertrag oft die Rechnung: Er nennt alle Pflichtangaben, gezahlt wird jeden Monat per Überweisung. Das BMF hat für die E-Rechnung im Schreiben vom 15.10.2025 geregelt, wie es weitergeht (Abschnitt 14.1 Abs. 17 bis 19 und 14.5 UStAE):

1. Eine E-Rechnung reicht. Bei einem Mietverhältnis genügt es, für den ersten Zeitraum einmal eine E-Rechnung auszustellen. Darin ist der Mietvertrag als Anhang enthalten, oder aus der E-Rechnung geht klar hervor, dass sie als Dauerrechnung gilt.
2. Die Pflichtangaben gehören in die Datei selbst. Der Vertrag als PDF-Anhang ist nur eine Ergänzung. Als Rechnungsnummer darf eine einmalige Nummer aus dem Vertrag dienen, etwa die Wohnungs-, Objekt- oder Mieternummer. Die monatlichen Überweisungen brauchen keine eigene Nummer.
3. Bei Änderungen eine neue E-Rechnung. Ändern sich Pflichtangaben, etwa durch eine Mieterhöhung oder einen neuen Steuersatz, muss die Änderung in einer neuen E-Rechnung abgebildet oder die alte berichtigt werden.
4. Alte Verträge laufen weiter. Für eine Dauerrechnung, die zulässig als normale Rechnung erteilt wurde, muss keine zusätzliche E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

Ein Beispiel: Eine Vermieterin hat einen Laden mit Option zur Umsatzsteuer an ein Modegeschäft vermietet, 1.500 Euro zuzüglich Umsatzsteuer im Monat, Vertrag von 2024. Solange sich nichts ändert, läuft der Vertrag als Dauerrechnung einfach weiter. Kommt 2028 eine Mieterhöhung, schickt die Vermieterin dafür eine E-Rechnung mit der Objektnummer als Rechnungsnummer und dem Nachtrag zum Mietvertrag als Anhang. In der Regel nicht möglich wäre die Option übrigens bei einem Mieter, der selbst nur steuerfreie Umsätze hat, etwa einer Arztpraxis (§ 9 Abs. 2 UStG, mit Übergangsregeln für ältere Gebäude).

E-Rechnungen empfangen: was Vermieter brauchen

Handwerker, Hausmeisterdienste, Versorger und Hausverwaltungen stellen nach und nach auf E-Rechnung um. Damit Sie diese annehmen können:

1. Eine Adresse für Rechnungen festlegen und den Dienstleistern mitteilen. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist laut BMF nicht nötig (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE).
2. Die Rechnung lesen können: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF und öffnet sich wie gewohnt. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie öffnen sie oben auf dieser Seite kostenlos und können sie als PDF speichern, etwa für die Unterlagen zur Steuererklärung oder für die Nebenkostenabrechnung. Mehr dazu unter E-Rechnung in PDF umwandeln.
3. Das Original aufheben: Aufzubewahren ist die Datei, nicht nur der Ausdruck. Wie lange und wie, steht unter E-Rechnung archivieren.

Ausführlich, für alle Unternehmen: E-Rechnung empfangen in fünf Schritten.

Photovoltaikanlage: was Betreiber wissen müssen

Wer eine Solaranlage auf dem Haus hat und Strom gegen Vergütung ins Netz einspeist, wird für die Umsatzsteuer zum Unternehmer. Nach Abschnitt 2.5 Abs. 1 UStAE begründet die regelmäßige Einspeisung die Unternehmereigenschaft, unabhängig von der Höhe der Einnahmen und der Leistung der Anlage. Daraus folgen drei Punkte:

• Empfangen: Als Unternehmer müssen Sie E-Rechnungen annehmen können, etwa von Installateur, Wartungsfirma oder Netzbetreiber. Ein E-Mail-Postfach reicht.
• Kauf der Anlage: Lieferung und Installation von Anlagen auf oder bei Wohngebäuden laufen seit 2023 mit 0 Prozent Umsatzsteuer, bei bis zu 30 Kilowatt peak gelten die Voraussetzungen als erfüllt (§ 12 Abs. 3 UStG). Eine Rechnung braucht es trotzdem. Ob der Installateur sie als E-Rechnung schicken muss, hängt davon ab, ob er an Sie als Unternehmer für Ihr Unternehmen leistet. Eine eigene Aussage des BMF zur E-Rechnung beim Anlagenkauf gibt es nicht (Stand FAQ Oktober 2026). Bis Ende 2026, bei Installateuren mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr bis Ende 2027, darf er ohnehin noch eine normale Rechnung schicken.
• Einspeisevergütung: Umsatzsteuerlich liefern Sie den eingespeisten Strom an den Netzbetreiber (Abschnitt 2.5 Abs. 4 UStAE). Abgerechnet wird häufig per Gutschrift des Netzbetreibers. Für Gutschriften gelten die Regeln zur E-Rechnung genauso wie für Rechnungen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17). Ob die Gutschrift eine E-Rechnung sein muss, hängt von Ihrer steuerlichen Lage ab, auch hier gibt es gesetzliche Ausnahmen (BMF-FAQ Frage 4). Kommt die Abrechnung als XRechnung, öffnen Sie sie oben auf dieser Seite.

Fristen für Vermieter, die E-Rechnungen schreiben müssen

Bis Ende 2026 dürfen alle noch Papierrechnungen schreiben oder mit Zustimmung des Mieters ein PDF schicken. 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 UStG, BMF-FAQ Frage 11). Steuerfreie Grundstücksvermietungen werden aus diesem Gesamtumsatz herausgerechnet, Mieten mit Option zur Umsatzsteuer zählen dagegen mit. Wie hoch Ihr Gesamtumsatz genau ist, klärt im Zweifel der Steuerberater. Ab 2028 ist die E-Rechnung zwischen Unternehmen grundsätzlich Pflicht. Einzelheiten zum Jahreswechsel stehen unter Übergangsfristen 2026 und 2027.

Womit Vermieter E-Rechnungen schreiben

Wer nur wenige Gewerbemieter hat, braucht keine große Software: Die Dauerrechnung entsteht einmal pro Mietverhältnis und bei jeder Änderung. sevdesk und kostenlose-erechnung.de erlauben jeweils drei E-Rechnungen im Monat ohne Kosten. Preise und Haken stehen im Vergleich unter E-Rechnung erstellen. Welche Angaben in die Datei gehören, zeigt Pflichtangaben einer E-Rechnung. Vor dem Versand die erzeugte Datei oben ablegen: Der Prüfer zeigt mit denselben Regeln wie der offizielle KoSIT-Prüfer, ob sie den Vorgaben entspricht.

Stand 04.11.2026. Grundlagen: FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026 (Fragen 3, 4, 11 und 12, bundesfinanzministerium.de), BMF-Schreiben vom 15.10.2025 mit den Änderungen in Abschnitt 14.1 und 14.5 UStAE, § 4 Nr. 12, § 9, § 12 Abs. 3, § 27 Abs. 2 und Abs. 38 UStG, Abschnitt 4.12.2 UStAE, Abschnitt 2.5 UStAE. Die FAQ des BMF sind laut BMF eine Orientierungshilfe ohne Rechtswirkung. Allgemeine Information, keine Steuerberatung: Ob eine Vermietung steuerfrei ist und ob Sie als Anlagenbetreiber unter eine Ausnahme fallen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.