Pflichtangaben einer E-Rechnung

Die Kurzfassung

• Welche Angaben: die aus § 14 Abs. 4 UStG, also Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. In Sonderfällen kommen Hinweise aus § 14a UStG dazu, etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
• Wo: im strukturierten Teil, also in der XML. Ein Verweis auf eine Anlage oder einen Link reicht nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35).
• In welchem Feld: Das BMF empfiehlt seit dem 15.10.2026 ausdrücklich, die Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD zugrunde zu legen (drittes BMF-Schreiben, Rn. 8 und 9). Die Tabelle unten folgt ihr.
• Warum es zählt: Fehlt eine der Angaben aus § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 bis 8 oder 10 UStG, berechtigt die Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug, bis sie nachträglich vervollständigt wird, grundsätzlich vom Aussteller (Abschnitt 15.11 Abs. 3 UStAE in der Fassung vom 15.10.2026).

Jede Pflichtangabe mit ihrem BT-Feld

Die Spalte „Prüfregel“ nennt die Regeln der EN 16931 und der XRechnung, die anschlagen können, wenn die Angabe fehlt oder nicht zu den übrigen Angaben passt. Ein Klick führt zur Erklärung mit Lösung. Regeln mit BR-DE gelten nur für die XRechnung, nicht für ZUGFeRD im Profil EN 16931.

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers

§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG

Feld: BT-27 (Name), BG-5 mit BT-35, BT-37, BT-38, BT-40

Prüfregel: BR-06BR-08BR-09BR-DE-3BR-DE-4

Ort und PLZ prüft nur die XRechnung als eigene Regel, die Straße prüft keine Regel.

Name und Anschrift des Leistungsempfängers

§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG

Feld: BT-44 (Name), BG-8 mit BT-50, BT-52, BT-53, BT-55

Prüfregel: BR-07BR-10BR-11BR-DE-8BR-DE-9

Wie beim Verkäufer: Ort und PLZ prüft nur die XRechnung, die Straße keine Regel.

Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers

§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG

Feld: BT-31 (USt-IdNr.) oder BT-32 (Steuernummer)

Prüfregel: BR-S-02BR-DE-16

Die Regeln greifen je nach Steuerkategorie, etwa S für den Regelsatz.

Ausstellungsdatum

§ 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG

Feld: BT-2

Prüfregel: BR-03

Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer

§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG

Feld: BT-1

Prüfregel: BR-02

Geprüft wird nur, ob eine Nummer da ist, nicht ob sie fortlaufend und einmalig ist.

Menge und Art der Lieferung, Umfang und Art der Leistung

§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG

Feld: BG-25 mit BT-129 (Menge), BT-130 (Einheit), BG-31 mit BT-153 (Bezeichnung)

Prüfregel: BR-16BR-22BR-23BR-25

Ob die Bezeichnung als Leistungsbeschreibung reicht, kann keine Prüfregel beurteilen.

Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG

Feld: BT-72 (Lieferdatum) oder BG-14 (Abrechnungszeitraum) oder BG-26 (Zeitraum je Position), bei vorab vereinnahmtem Entgelt BT-7

Prüfregel: BR-DE-TMP-32

Zeiträume mit Start und Ende, ein Monat mit dem Ersten und Letzten des Monats. BR-DE-TMP-32 ist nur ein Hinweis der XRechnung, die EN 16931 prüft das Datum nicht.

Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen

§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG

Feld: BT-131 je Position, BT-116 je Steuersatz (BG-23), Summen in BG-22

Prüfregel: BR-24BR-45BR-CO-18

Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (Skonto, Rabatt, Bonus)

§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG

Feld: BT-20 (Zahlungsbedingungen) oder Hinweis in BG-1, Nachlässe in BG-20 und BG-27

Prüfregel: BR-DE-18

BR-DE-18 prüft nur die Schreibweise von Skonto-Angaben in der XRechnung.

Steuersatz und Steuerbetrag

§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG

Feld: BT-118 und BT-119 (Kategorie, Satz), BT-117 je Satz, BT-110 gesamt, BT-152 je Position

Prüfregel: BR-46BR-48BR-DE-14BR-CO-14BR-CO-17

Ob der Steuersatz für die Leistung der richtige ist, prüft keine Regel.

Hinweis auf eine Steuerbefreiung

§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG

Feld: BT-120 (Text) und BT-121 (Code) in BG-23

Prüfregel: BR-E-10BR-IC-10BR-G-10

BR-IC-10 betrifft zugleich den Hinweis auf die innergemeinschaftliche Lieferung (§ 14a Abs. 3 UStG).

Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“

§ 14a Abs. 5 UStG

Feld: BT-120 (Text) in BG-23, Steuerkategorie AE in BT-118

Prüfregel: BR-AE-10

Laut KoSIT gehört der Text „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ in BT-120. BR-AE-10 prüft nur, ob ein Befreiungsgrund angegeben ist.

Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers

§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG

Feld: Hinweis in BG-1 (Rechnungsnotiz)

Prüfregel: keine

Nur bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatleute oder für den nichtunternehmerischen Bereich (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Keine Prüfregel.

Angabe „Gutschrift“, wenn der Empfänger abrechnet

§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG

Feld: BT-3 mit Code 389, dazu der Text „Gutschrift“ in BG-1

Prüfregel: BR-DE-17

Keine Regel prüft, ob eine Gutschrift als solche gekennzeichnet ist. BR-DE-17 warnt nur bei einem nicht vorgesehenen Code in BT-3.

Feldzuordnung nach den Empfehlungen zu Pflichtangaben in einer E-Rechnung von KoSIT und FeRD (Stand 25.07.2025), gekürzt auf die Hauptfelder. Die Tabelle dort nennt weitere Felder, etwa Handelsnamen, Zuschläge, Fiskalvertreter und weitere Sonderfälle aus § 14a UStG.

Was die Codes in den Feldern bedeuten, etwa 389 in BT-3 oder S in BT-118, steht unter E-Rechnung Codes. Die Felder der XRechnung im Überblick: XRechnung erklärt.

Was kein Prüfer für Sie erledigt

Ein Prüfer wie der oben sieht nur, was sich aus der Datei ablesen lässt. Bei vier Pflichtangaben kann er höchstens prüfen, ob sie da sind, nicht ob sie stimmen:

• Rechnungsnummer: ob sie fortlaufend ist und nur einmal vergeben wurde, weiß nur Ihr Rechnungsprogramm.
• Steuersatz: ob 19 oder 7 Prozent für die Leistung stimmen. Das BMF nennt genau dieses Beispiel: Ein falscher Steuersatz ist ein Inhaltsfehler, auch wenn die Validierung nichts meldet (Rn. 35a des Schreibens vom 15.10.2025).
• Leistungsbeschreibung: ob „Beratung“ oder „Material“ ausreicht. Dazu unten mehr, das BMF hat hier im Oktober 2026 nachgeschärft.
• Leistungszeitpunkt: ob das Datum zur Leistung passt. Die XRechnung gibt bei fehlendem Datum nur einen Hinweis (BR-DE-TMP-32), die EN 16931 gar nichts.

Formatfehler, Geschäftsregelfehler, Inhaltsfehler

Das BMF unterscheidet drei Arten von Fehlern, und nur zwei davon sind umsatzsteuerlich wichtig:

• Formatfehler (Rn. 6a): Die Datei entspricht nicht der Syntax, etwa kaputtes XML. Dann ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
• Geschäftsregelfehler (Rn. 6b): Die Datei verstößt gegen eine Prüfregel wie BR-CO-17. Umsatzsteuerlich bleibt sie trotzdem prinzipiell eine E-Rechnung, so stellt es das dritte BMF-Schreiben vom 15.10.2026 klar (Rn. 22 und 23). Technisch entspricht sie dann aber nicht mehr der EN 16931, und viele Empfänger und Portale weisen sie zurück.
• Inhaltsfehler (Rn. 35a): Eine Pflichtangabe fehlt oder ist falsch. Dann ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Ein Geschäftsregelfehler führt zum Inhaltsfehler, wenn er eine Pflichtangabe betrifft, also etwa ein falsch berechneter Steuerbetrag (BR-CO-17), nicht aber eine fehlende Käuferreferenz (BR-DE-15).

Wie Sie die einzelnen Meldungen beheben, steht unter XRechnung Fehlermeldungen.

Neu seit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026

Das dritte Schreiben zur E-Rechnung (Aktenzeichen III C 5 - S 7287-a/00019/021/017) widmet den Pflichtangaben ein eigenes Kapitel. Die wichtigsten Punkte:

• Leistungsbeschreibung (Rn. 10 bis 12): Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls Leistungsort müssen so eindeutig in der XML stehen, dass sich schon daraus Steuersatz, Ort der Leistung und die Berechtigung zum Vorsteuerabzug prüfen lassen. Nicht jedes Detail muss hinein. Eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen darf in einen eingebetteten Anhang.
• Bauleistungen (Rn. 13 und 14): Das Leistungsverzeichnis passt technisch nicht in das Kern-Datenmodell. Derzeit wird nicht beanstandet, wenn die XML nur die Gewerke mit ihren Summen nennt und eine eingebettete, lesbare Anlage das Leistungsverzeichnis im Einzelnen aufschlüsselt. In der XML muss eindeutig auf diese Anlage hingewiesen werden.
• Rabatte, Boni, Skonti (Rn. 15 und 16): Steht die Höhe bei Rechnungsstellung noch nicht fest, muss die Rechnung eindeutig auf die Vereinbarung hinweisen. Ein allgemeiner Hinweis auf eine schriftliche Vereinbarung reicht, wenn sie innerhalb kurzer Zeit vorgelegt und leicht und eindeutig geprüft werden kann. Ändert sich die Vereinbarung später, muss die Rechnung nicht berichtigt werden.
• Bruttopreise (Rn. 17 bis 19): Die EN 16931 rechnet vom Nettobetrag aus, bei festen Bruttopreisen wie bei preisgebundenen Büchern entstehen Rundungsdifferenzen. Bis 31.12.2027 ausgestellte E-Rechnungen dürfen in der XML dann nur die Summen je Steuersatz mit Steuerbetrag enthalten, die Einzelpositionen stehen in einer eingebetteten, lesbaren Anlage, auf die die XML hinweist.
• Endrechnungen (Rn. 3 und 4): Bis 30.06.2030 dürfen bereits gezahlte Abschläge als Summe in BT-113 („Paid amount“) abgezogen werden, die Einzelheiten zu den Abschlägen stehen dann im Freitext BT-22. Alternativ geht, ebenfalls bis 30.06.2030, eine eingebettete Anlage, die Abschnitt 14.8 Abs. 8 Nr. 2 UStAE erfüllt, mit ausdrücklichem Hinweis in der XML.
• Berichtigung (Rn. 20 und 21): Muss die Rechnung eine E-Rechnung sein, muss es auch die Berichtigung sein. Welcher Rechnungstyp für welche Korrektur gilt, ist technisch noch nicht festgelegt. Entscheidend ist, dass sich aus Originalrechnung und Berichtigungen zusammen die richtigen Angaben klar ergeben. Mehr zu den Codes unter Gutschrift als E-Rechnung.

Übergang: Eine bis 31.12.2026 ausgestellte E-Rechnung, die den Schreiben von 2024 und 2025 entspricht, wird auch für den Vorsteuerabzug nicht beanstandet, wenn sie die zusätzlichen Vorgaben des neuen Schreibens noch nicht erfüllt. Ab wann wer überhaupt E-Rechnungen schicken muss, steht unter E-Rechnung Pflicht und Übergangsfristen 2026 und 2027.

Rechnungen bis 250 Euro

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, verlangt § 33 UStDV weniger Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz (bei einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf). Solche Kleinbetragsrechnungen dürfen nach § 33 Satz 4 UStDV stets als sonstige Rechnung verschickt werden, also auf Papier oder mit Zustimmung als PDF, eine E-Rechnung ist hier keine Pflicht. Die verkürzten Angaben gelten nach § 33 Satz 3 UStDV nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG, etwa wenn der Empfänger die Steuer schuldet.

So prüfen Sie Ihre eigene Rechnung

1. Rechnung aus dem Programm als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, nicht als normales PDF.
2. Datei oben ablegen. Die Prüfung läuft im Browser mit denselben Regeln wie der offizielle KoSIT-Prüfer, die Datei verlässt den Rechner nicht.
3. Meldungen zu den Regeln aus der Tabelle oben hängen mit einer Pflichtangabe zusammen und sollten vor dem Versand behoben werden.
4. Die vier Punkte aus „Was kein Prüfer für Sie erledigt“ selbst ansehen.

Fehlt Ihrem Programm ein Feld oder kann es gar keine E-Rechnung erzeugen, finden Sie unter E-Rechnung erstellen Programme mit Gratis-Tarif im Vergleich.

Stand 03.11.2026. Grundlagen: §§ 14 und 14a UStG, § 33 UStDV, BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Rn. 6a, 6b, 35, 35a) und vom 15.10.2026 (Rn. 3 bis 23, Anwendungsregelung), Abschnitte 14.4, 14c.1 und 15.11 UStAE in deren Fassung, Empfehlungen zu Pflichtangaben von KoSIT und FeRD (Stand 25.07.2025). Allgemeine Information, keine Steuerberatung.