E-Rechnung per E-Mail
Die E-Mail ist der einfachste Weg, E-Rechnungen zu verschicken und zu empfangen. Prüfen Sie hier kostenlos, ob ein Mail-Anhang wirklich eine gültige E-Rechnung ist. Darunter steht, was beim Versand und Empfang per E-Mail gilt, nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums.
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XRechnung als XML oder ZUGFeRD als PDF, bis 20 MB.
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Die Kurzfassung
- Per E-Mail verschicken ist erlaubt. Das Gesetz legt keinen Übermittlungsweg fest, das BMF nennt die E-Mail ausdrücklich als Möglichkeit.
- Die E-Rechnung ist der Anhang, nicht die Mail. Ein normales PDF oder Rechnungsangaben im Mailtext sind keine E-Rechnung.
- Zum Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen verlangt das BMF nicht.
- Eine E-Rechnung braucht keine Zustimmung des Kunden, wenn beide Unternehmen in Deutschland sind. Eine PDF-Rechnung per Mail dagegen schon.
E-Rechnung per E-Mail versenden
Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, in Deutschland in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD. Wie die Datei zum Kunden kommt, lässt das Gesetz offen. Das Bundesfinanzministerium nennt als Beispiele die E-Mail, den Download über ein Internetportal, EDI, eine elektronische Schnittstelle oder einen gemeinsamen Speicherort (Abschnitt 14.1 Abs. 4 UStAE, BMF-FAQ Frage 8). Auf welchen Weg Sie sich einigen, ist eine Frage zwischen Ihnen und Ihrem Kunden.
So kommt die E-Rechnung in die Mail:
- XRechnung: Die XML-Datei hängen Sie unverändert an. Manche Programme legen zusätzlich ein lesbares PDF bei. Maßgeblich ist bei der XRechnung aber allein die XML-Datei. Das PDF sollte inhaltlich genau mit der XML übereinstimmen.
- ZUGFeRD: Sie hängen das PDF an, in das die XML-Daten eingebettet sind. Für den Menschen sieht es aus wie ein normales PDF, das Programm des Kunden liest die eingebetteten Daten. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gelten laut BMF die Daten (FAQ Frage 12a).
- Vorher prüfen: Legen Sie die Datei oben ab, bevor Sie sie verschicken. Ein PDF ohne eingebettete Daten erkennt der Prüfer sofort. Eine Datei mit Formatfehlern ist laut BMF keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE).
In der Rechnung selbst kann die E-Mail-Adresse außerdem als elektronische Adresse des Verkäufers (BT-34) und des Käufers (BT-49) stehen, mit dem Schema EM aus der Codeliste EAS. In der XRechnung sind beide Felder Pflicht, dort kann aber auch eine andere Kennung stehen, etwa die Leitweg-ID mit dem Schema 0204. Was diese Felder bedeuten, steht unter BT-Felder der E-Rechnung.
E-Rechnungen per E-Mail empfangen
Jedes Unternehmen in Deutschland muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach (FAQ Fragen 8 und 12). Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich (Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 3 UStAE).
Trotzdem lohnt sich eine eigene Adresse, etwa rechnung@ oder buchhaltung@ Ihrer Domain. Teilen Sie diese Adresse Ihren Lieferanten mit und nennen Sie sie in Bestellungen. Manche Buchhaltungsprogramme bieten auch eine eigene Eingangsadresse an, an die Lieferanten direkt schicken, und lesen die Rechnungen von dort automatisch ein.
Eine XRechnung kommt als XML-Datei an. Im Mailprogramm sieht man darin nur Code. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer, etwa oben auf dieser Seite: Datei ablegen, dann erscheint die Rechnung lesbar und geprüft, ohne dass sie Ihren Rechner verlässt. Mehr dazu unter E-Rechnung empfangen.
Wenn der Kunde die Rechnung per E-Mail nicht annimmt
Hier kommt es darauf an, was Sie schicken:
- Eine E-Rechnung an ein Unternehmen in Deutschland braucht keine Zustimmung des Empfängers (Abschnitt 14.1 Abs. 4 Satz 4 UStAE). Verweigert er die Annahme oder kann er sie technisch nicht empfangen, hat er keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Ihre umsatzsteuerlichen Pflichten gelten als erfüllt, wenn Sie die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht haben, zum Beispiel belegt durch ein Sendeprotokoll (Abs. 5 Satz 4 und 5). Bewahren Sie deshalb die gesendete Mail oder einen Versandnachweis auf.
- Eine PDF-Rechnung ist eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Sie ist nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt, während der Übergangsfristen genauso wie früher (BMF-FAQ Frage 11). Die Zustimmung braucht keine Form, sie kann in den AGB stehen, nachträglich erklärt werden oder sich daraus ergeben, dass Sie es schon immer so machen (Abschnitt 14.1 Abs. 7 UStAE). Lehnt der Kunde PDF-Rechnungen ab, bleiben während der Übergangsfristen Papier oder die E-Rechnung, danach grundsätzlich nur noch die E-Rechnung (Rechnungen bis 250 Euro ausgenommen).
- Den Übermittlungsweg legt das Umsatzsteuerrecht nicht fest. Wünscht der Kunde ein Portal statt E-Mail oder umgekehrt, ist das eine zivilrechtliche Frage, die Sie mit ihm klären.
Bis wann PDF- und Papierrechnungen an Unternehmen noch gehen, steht unter Übergangsfristen der E-Rechnung.
Rechnung an der Kasse, E-Rechnung per Mail hinterher
Auch bei Barzahlung über 250 Euro an ein Unternehmen gilt nach den Übergangsfristen die E-Rechnungspflicht. Das BMF schlägt dafür einen einfachen Weg vor: vor Ort einen normalen Beleg ausgeben, die E-Mail-Adresse des Kunden erfragen und den Beleg später durch eine E-Rechnung per Mail berichtigen, die eindeutig auf den Beleg Bezug nimmt (BMF-FAQ Frage 10).
Rechnungen an Behörden
Bundesbehörden empfangen Rechnungen über die Plattform OZG-RE. E-Mail ist dort einer von vier Wegen, neben Peppol, dem Hochladen der Datei und der Eingabe direkt im Portal. Für alle Wege ist eine kostenlose Registrierung im Portal nötig. Für den Weg per E-Mail gilt laut Plattform: Sie schicken an die Empfangsadresse, die Ihr Konto im Portal anzeigt, nur eine XRechnung pro Mail, und Ihre Absenderadresse muss Ihrem Konto zugeordnet sein. Betreff und Mailtext werden nicht weitergeleitet, alles Wichtige gehört in die Rechnung. Länder und Kommunen haben teils eigene Portale. Die Adresse der Behörde in der Rechnung ist die Leitweg-ID, siehe Leitweg-ID finden.
Aufbewahren: die Datei, nicht die Mail
Aufzubewahren ist die Rechnung grundsätzlich im empfangenen Format, acht Jahre lang (§ 14b UStG). Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil, also die XML, unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 60). Bei ZUGFeRD heben Sie am einfachsten das ganze PDF auf. Ein Ausdruck reicht nicht. Ob auch die E-Mail selbst aufzuheben ist und was die GoBD verlangen, steht unter E-Rechnung archivieren.
Stand 05.11.2026. Grundlagen: BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (Abschnitt 14.1 Abs. 2, 4, 5 und 7 UStAE in der neuen Fassung; Rn. 60 des Schreibens vom 15.10.2024 in der geänderten Fassung), Hinweise zum E-Mail-Versand auf e-rechnung-bund.de, FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026 (Fragen 8, 10, 11, 12 und 12a), § 14b UStG. Die FAQ des BMF sind laut BMF eine Orientierungshilfe ohne Rechtswirkung. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Darf ich eine E-Rechnung per E-Mail verschicken?
Ja. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Das Bundesfinanzministerium nennt die E-Mail ausdrücklich als möglichen Weg, neben Download aus einem Portal, Schnittstelle oder EDI. Welchen Weg Sie nutzen, vereinbaren Sie mit Ihrem Kunden.
Ist eine E-Mail mit PDF-Rechnung im Anhang eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ohne eingebettete Rechnungsdaten ist eine sonstige Rechnung, genauso wie Rechnungsangaben im Text einer E-Mail. Eine E-Rechnung ist es erst, wenn die angehängte Datei eine XRechnung (XML) oder ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML ab Profil BASIC ist (nicht MINIMUM oder BASIC WL). Entscheidend ist also der Anhang, nicht die E-Mail.
Brauche ich eine eigene E-Mail-Adresse für E-Rechnungen?
Nein. Laut BMF ist für den Empfang per E-Mail kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich, ein vorhandenes E-Mail-Postfach reicht. Eine eigene Adresse wie rechnung@ihre-firma.de ist aber praktisch, weil Rechnungen dann nicht zwischen anderen Mails untergehen.
Darf mein Kunde eine E-Rechnung per E-Mail ablehnen?
Eine E-Rechnung an ein anderes Unternehmen in Deutschland braucht keine Zustimmung des Empfängers. Kann oder will er sie nicht annehmen, hat er laut BMF keinen Anspruch auf eine andere Rechnungsform. Ihre umsatzsteuerlichen Pflichten gelten dann als erfüllt, wenn Sie die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht haben, zum Beispiel mit einem Sendeprotokoll. Den Weg selbst, also E-Mail, Portal oder anderes, klären Sie zivilrechtlich mit dem Kunden.
Darf mein Kunde eine PDF-Rechnung per E-Mail ablehnen?
Ja. Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Die ist nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Die Zustimmung braucht keine Form und kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn der Kunde PDF-Rechnungen bisher ohne Widerspruch angenommen hat. Lehnt er ab, bleibt Ihnen während der Übergangszeit die Papierrechnung oder eben die E-Rechnung.