E-Rechnung korrigieren und stornieren

Das Wichtigste in Kürze

• Berichtigen statt ändern: Die Korrektur ist ein eigenes Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist (§ 31 Abs. 5 UStDV).
• Gleiche Form: Musste die Rechnung eine E-Rechnung sein, muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 20). Fehlende oder falsche Angaben per Mail oder PDF nachzureichen genügt dann nicht (Abschnitt 14.11 Abs. 1 Sätze 7 und 8 UStAE).
• Code noch nicht festgelegt, das Ergebnis zählt: Die Berichtigung braucht einen tauglichen Rechnungstyp, welcher Typ zu welchem Vorgang gehört, ist technisch aber noch nicht festgelegt. Bis dahin ist jede in der Praxis taugliche Art erlaubt, wenn sich aus ursprünglicher Rechnung und Korrekturen zusammen die richtigen Angaben klar ergeben (Rn. 20 und 21).
• Nicht jede Änderung ist eine Berichtigung: Skonto, Nachlass wegen Mangel oder Rückgabe ändern nur das Entgelt, dafür muss die Rechnung nicht berichtigt werden (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 51a).

Wann Sie berichtigen müssen und wann nicht

• Eine Pflichtangabe fehlt oder ist falsch, etwa Steuersatz, Steuernummer, Menge oder Leistungsbeschreibung: Dann ist die Rechnung nicht ordnungsmäßig (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a) und muss in der Regel berichtigt werden, damit Ihr Kunde die Vorsteuer abziehen kann; ohne Berichtigung bleibt ihm nur der Objektivnachweis mit strengem Maßstab (Abschnitt 15.2a Abs. 7 Satz 1 und Abs. 1a UStAE, BMF-FAQ Frage 12b). Welche Angaben Pflicht sind, steht unter Pflichtangaben einer E-Rechnung.
• Der Leistungsumfang ändert sich, zum Beispiel durch ein anderes Aufmaß auf der Baustelle: Das ist mehr als eine Änderung des Betrags und verlangt grundsätzlich eine Berichtigung, jedenfalls der Leistungsbeschreibung (Rn. 51b, Abschnitt 14.11 Abs. 4 UStAE).
• Nur der Betrag sinkt nachträglich (Skonto, Nachlass wegen eines Mangels ohne Auswirkung auf die Leistung, Rückgängigmachung nach § 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG): keine Berichtigung nötig (Rn. 51a). Einen Beleg schreibt das Gesetz nur in den Fällen des § 17 Abs. 4 UStG vor, und er muss keine umsatzsteuerliche Rechnung sein (Abschnitt 17.1 Abs. 3a UStAE). Ändert sich eine vorher getroffene Vereinbarung über Boni oder Rabatte erst nach der Rechnung, ist ebenfalls keine Berichtigung nötig (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 16).
• Ein technischer Fehler außerhalb der Pflichtangaben, etwa die fehlende Käuferreferenz (BR-DE-15): Steuerlich ist die Datei trotzdem eine E-Rechnung, der Fehler ist umsatzsteuerlich unbeachtlich (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a, und vom 15.10.2026, Rn. 22 und 23). Lehnt der Kunde oder eine Behörde die Datei ab, schicken Sie trotzdem eine korrigierte.
• Ein Formatfehler, also eine Datei, die nicht der vorgeschriebenen XML-Struktur entspricht: Sie ist umsatzsteuerlich keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (Rn. 6a). Gilt die E-Rechnungspflicht, stellen Sie eine E-Rechnung aus, die sie berichtigt.
• PDF oder Papier statt E-Rechnung, obwohl eine E-Rechnung Pflicht war: Die Rechnung kann berichtigt werden, indem nachträglich eine E-Rechnung mit spezifischem und eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung ausgestellt wird. Laut BMF wirkt diese Berichtigung unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück (BMF-FAQ Frage 12b, Abschnitt 15.2a Abs. 7 Sätze 2 und 3 UStAE). Ein Bußgeld droht für das falsche Format nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 28). Bis wann PDF noch erlaubt ist, steht unter Übergangsfristen.

Drei Wege der Korrektur

Das BMF nennt drei in der Praxis gebräuchliche Vorgänge: die ersetzende Berichtigung, die kumulierende Berichtigung und die kaufmännische Gutschrift (Rn. 20). Dazu kommt der Klassiker Storno und neue Rechnung.

1. Ersetzende Berichtigung: neue vollständige Rechnung

Sie stellen eine neue E-Rechnung mit allen richtigen Angaben aus, die die alte ersetzt. Üblich ist die Rechnungsart 384 (Corrected invoice) im Feld BT-3. Die Korrektur bekommt in der Praxis eine eigene Rechnungsnummer und nennt im Verweis (Gruppe BG-3) Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung.

2. Storno und neue Rechnung

Ein Stornobeleg hebt die alte Rechnung vollständig auf, danach folgt eine ganz normale neue Rechnung (Code 380). Für den Storno selbst sind zwei Darstellungen technisch gültig: eine Rechnung mit negativen Mengen und Beträgen oder eine Gutschrift mit Code 381 und positiven Beträgen, weil schon der Code sagt, dass Geld zurückgeht. Beide sollten auf die stornierte Rechnung verweisen. Steuerlich trägt dabei die Gesamtschau (Rn. 21): Ob eine Rechnung mit negativen Beträgen als „Rechnungstyp für eine Berichtigung“ gilt, sagt das BMF nicht; 381 entspricht dem Vorgang, den das BMF kaufmännische Gutschrift nennt.

3. Nur die Differenz korrigieren (kumulierende Berichtigung)

Statt alles neu auszustellen, korrigieren Sie nur die abweichenden Positionen in einer folgenden E-Rechnung. Das ist laut BMF rechtlich zulässig, solange sich das Dokument spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche E-Rechnung bezieht (BMF-FAQ Frage 7b). War zu viel berechnet, passt eine Gutschrift (381) über die Differenz, war es zu wenig, eine weitere Rechnung über den Rest. Entscheidend ist, dass ursprüngliche Rechnung und Korrektur zusammen die tatsächliche Menge und Leistung ergeben (Rn. 21).

Seit dem 15.10.2026 steht allgemein im Umsatzsteuer-Anwendungserlass: Bei einer E-Rechnung kann auch der Kunde die Berichtigung als Gutschrift ausstellen, wenn das vorher vereinbart war und die Gutschrift spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt (Abschnitt 14.11 Abs. 2 Satz 7 UStAE). Wie sich Gutschrift und Gutschriftverfahren (Code 389) unterscheiden, steht unter Gutschrift als E-Rechnung.

So steht der Verweis in der Datei

• BT-3 Rechnungsart: zum Beispiel 384, 381 oder 380. In einer XRechnung sollen nur die Codes aus Regel BR-DE-17 stehen, siehe Codes für die Rechnungsart.
• BG-3 Verweis auf eine vorausgehende Rechnung mit BT-25 (Nummer der ursprünglichen Rechnung, in der Gruppe Pflicht nach Regel BR-55) und BT-26 (ihr Datum). In UBL steht das unter cac:BillingReference, in CII unter ram:InvoiceReferencedDocument.
• BT-22 Bemerkung: Ein Satz wie „Berichtigung der Rechnung 2026-117 vom 03.11.2026“ hilft dem Menschen, der die Rechnung liest.

Wir haben am 06.11.2026 Varianten einer offiziellen Musterrechnung mit dem KoSIT-Prüfer (Version 1.6.3, XRechnung-Konfiguration vom 31.08.2026) geprüft. Unser Prüfer oben kommt bei allen zum selben Ergebnis:

Zwei Lehren daraus: Der Prüfer verlangt den Verweis bei 384 nur als Empfehlung, steuerlich gehört der Bezug auf die ursprüngliche Rechnung aber dazu (§ 31 Abs. 5 UStDV). Und wer in UBL eine Gutschrift mit 381 schickt, braucht den eigenen Dokumenttyp CreditNote; in CII und damit auch bei ZUGFeRD gibt es dafür kein eigenes Dokument.

Muster zum Herunterladen

Alle vier Dateien sind vom KoSIT-Prüfer als gültig erkannt. Mit „Ansehen und prüfen“ öffnen Sie sie oben im Prüfer, lesbar und mit Prüfergebnis.

• Rechnungskorrektur mit Code 384

  Ersetzende Berichtigung mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung (unverändert aus der KoSIT-Testsuite). (XRechnung, UBL)

  Ansehen und prüfenHerunterladen

• Storno mit negativen Beträgen

  Rechnungsart 380, Menge und alle Beträge negativ, Verweis und Bemerkung zur ursprünglichen Rechnung. (XRechnung, UBL)

  Ansehen und prüfenHerunterladen

• Gutschrift 381 als UBL-CreditNote

  Kaufmännische Gutschrift mit positiven Beträgen im eigenen Dokumenttyp CreditNote, mit Verweis. (XRechnung, UBL)

  Ansehen und prüfenHerunterladen

• Gutschrift 381 in CII

  Dieselbe Gutschrift in der zweiten Syntax, die auch ZUGFeRD verwendet. (XRechnung, CII)

  Ansehen und prüfenHerunterladen

Die drei unteren Muster sind von uns aus der Standardrechnung der KoSIT-Testsuite abgeleitet (Apache-Lizenz 2.0), die Änderungen stehen jeweils in der Datei. Weitere Muster unter E-Rechnung Beispiele.

Sie haben eine falsche E-Rechnung bekommen

Berichtigen kann eine Rechnung grundsätzlich nur der Aussteller selbst (Abschnitt 14.11 Abs. 2 Satz 1 UStAE, vgl. 15.11 Abs. 3 Satz 2). Hat ein Dritter die Rechnung im Auftrag ausgestellt, darf auch der leistende Unternehmer berichtigen (Satz 2). Dass der Empfänger eine Rechnung selbst ergänzt und der Aussteller sich das zu eigen macht, erkennt der Erlass ausdrücklich nur für sonstige Rechnungen an (Satz 6). Die XML-Datei selbst zu bearbeiten ist also kein Weg. Ihr eigener Weg bei einer E-Rechnung: Haben Sie es vorher mit dem Lieferanten vereinbart, können Sie die Berichtigung als Gutschrift ausstellen, die spezifisch und eindeutig auf seine Rechnung Bezug nimmt (Satz 7).

1. Legen Sie die Datei oben ab. Die Prüfung läuft im Browser, nichts wird hochgeladen.
2. Schauen Sie, was für ein Fehler es ist: eine fehlende oder falsche Pflichtangabe, ein rein technischer Regelverstoß oder ein Formatfehler (siehe oben). Jeder Fehlercode ist unter XRechnung Fehlermeldungen erklärt.
3. Fordern Sie beim Aussteller eine Berichtigung an und nennen Sie den Fehlercode. Lexware Office hat dafür laut eigener Hilfe bei technisch ungültigen Eingangsrechnungen die Schaltfläche „Korrektur anfordern“, die eine Mail mit angehängtem Prüfbericht vorbereitet.
4. Bewahren Sie ursprüngliche Rechnung, Berichtigung und den Prüfbericht auf. Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung (Format und Geschäftsregeln) dürfen Sie sich mit kaufmännischer Sorgfalt verlassen; sie ersetzt aber nicht Ihre eigene Prüfung, ob die Angaben richtig und vollständig sind (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a). Wie lange und in welcher Form, steht unter E-Rechnung archivieren.

Korrektur im Rechnungsprogramm

Die meisten Programme erzeugen Storno und Korrektur auf Knopfdruck. Was die Hilfeseiten von zwei verbreiteten Programmen sagen:

• Lexware Office: Stornieren geht bei Rechnungen im Status „Offen“, eine schon bezahlte Rechnung braucht vorher das Löschen der Zahlung. Der Storno setzt einen Stempel und hebt die Buchung auf, ohne neuen Beleg mit eigener Nummer. Danach duplizieren Sie die Rechnung, korrigieren sie und verweisen im Einleitungstext auf die alte Nummer. Für eine Gutschrift mit eigener Belegnummer gibt es die Funktion „Rechnungskorrektur“. Lexware Office ansehen (Anzeige)
• sevdesk: Eine Stornorechnung geht, solange die Rechnung offen oder fällig ist. sevdesk erzeugt sie automatisch mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung und der nächsten freien Nummer, die ursprüngliche Rechnung bekommt den Status „Storno“. Nach der Zahlung ist eine Gutschrift wegen Minderleistung vorgesehen. sevdesk ansehen (Anzeige)

Ob der Storno oder die Korrektur als E-Rechnung mit Code und Verweis ausgegeben wird, sagen beide Hilfeartikel nicht. Prüfen Sie die erzeugte Datei deshalb einmal oben, bevor Sie sie verschicken. Programme mit Preisen im Vergleich stehen unter E-Rechnung erstellen.

Stand 06.11.2026. Grundlagen: § 14 und § 17 UStG, § 31 Abs. 5 UStDV, Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitte 14.11, 15.2a, 15.11 und 17.1 in der Fassung der BMF-Schreiben vom 15.10.2025 und 15.10.2026, BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025 (Rn. 6a, 35a, 51a, 51b) und vom 15.10.2026 (Rn. 16, 20 bis 23, 28), FAQ des BMF zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026, Fragen 7b, 11 und 12b), XRechnung-Regeln BR-DE-17, BR-DE-26, BR-55 und BR-CL-01, Hilfeartikel von Lexware Office und sevdesk (abgerufen am 06.11.2026). Transparenz: Die Links zu Lexware Office und sevdesk sind Partnerlinks und als Anzeige gekennzeichnet. Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Im Einzelfall Ihren Steuerberater fragen.