E-Rechnung für Handwerker

Das Wichtigste in Kürze

• Empfangen müssen Sie schon jetzt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen können, auch die Rechnung vom Großhandel. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür. Mehr unter E-Rechnung empfangen.
• Ausstellen müssen Sie ab 2027 oder 2028: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, brauchen Rechnungen an Firmen für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 eine E-Rechnung, sonst ab dem 1. Januar 2028. Was gilt, wenn Sie eine Leistung aus dem Dezember erst im Januar abrechnen, steht unter Übergangsfristen.
• Privatkunden brauchen keine E-Rechnung: Für Arbeiten am Haus oder in der Wohnung bleibt es bei der normalen Rechnung, Papier oder mit Zustimmung als PDF.
• Bauleistungen haben eigene Codes und eine Erleichterung: 875 für Abschläge, 877 für die Schlussrechnung, und im strukturierten Teil reichen die Gewerke mit ihren Summen, wenn das Leistungsverzeichnis als Anlage in der Datei steckt (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 14).
• Auch § 13b braucht eine E-Rechnung: Rechnungen an andere Bauunternehmen ohne Umsatzsteuer sind keine Ausnahme (Abschnitt 14.1 Abs. 4 Satz 8 UStAE).

Welcher Kunde bekommt welche Rechnung

Entscheidend ist nicht Ihr Gewerk, sondern wer den Auftrag gibt und wofür:

Bei einem Vermieter oder einer Hausverwaltung ist nicht immer klar, ob die Leistung für ein Unternehmen bezogen wird. Das BMF beanstandet eine fehlende E-Rechnung nicht, solange Sie das nicht wussten und auch mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnten (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 5). Einfacher ist es, beim Auftrag zu fragen. Was Vermieter selbst beachten müssen, steht unter E-Rechnung für Vermieter.

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung

Die XRechnung kennt für Bauleistungen eigene Rechnungsarten im Feld BT-3. Die Regel BR-DE-17 lässt neben 380, 381, 384 und 389 diese Codes zu:

• 875 (Partial construction invoice): Abschlagsrechnung nach Baufortschritt.
• 876 (Partial final construction invoice): Teilschlussrechnung, etwa für einen abgenommenen Bauabschnitt.
• 877 (Final construction invoice): Schlussrechnung über die gesamte Leistung.
• 326 (Partial invoice): Teilrechnung, allgemein und nicht nur für Bauleistungen.

Wann Sie wechseln: Eine Abschlagsrechnung, die Sie noch vor Ihrer eigenen E-Rechnungspflicht ausstellen, muss keine E-Rechnung sein, auch wenn die Arbeit und die Zahlung erst danach kommen (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 2). Für die Schlussrechnung gilt diese Erleichterung nicht, für sie gelten die normalen Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG): Maßgebend ist, wann die Leistung ausgeführt wurde, nach dem Wortlaut des Gesetzes zusätzlich, bis wann die Rechnung übermittelt wird. Wer im Dezember abnimmt und erst im Januar abrechnet, findet den Streitpunkt unter Übergangsfristen; am sichersten ist dann gleich die E-Rechnung.

Abschläge in der Schlussrechnung abziehen

In der Schlussrechnung müssen die schon vereinnahmten Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer abgezogen werden (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Das BMF lässt dafür bis zum 30. Juni 2030 zwei Wege zu (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 3 und 4):

1. Im strukturierten Teil: Die Summe der gezahlten Abschläge steht im Feld BT-113 (bereits gezahlter Betrag), die Einzelheiten zu jedem Abschlag (Nummer, Datum, Entgelt, Umsatzsteuer) in der Bemerkung BT-22. So ist unser Muster unten aufgebaut.
2. In einer Anlage: Die Absetzung steht in einem eingebetteten Anhang, auf den der strukturierte Teil ausdrücklich hinweist.

Rechnerisch prüft die Regel BR-CO-16: Der Zahlbetrag (BT-115) muss gleich Bruttobetrag minus BT-113 plus gegebenenfalls Rundungsbetrag (BT-114) sein. Wer die Abschläge nur im Text erwähnt und trotzdem nur den Restbetrag als zahlbar angibt, bekommt einen Fehler.

Auf die Abschlagsrechnungen selbst verweist man in der Gruppe BG-3 (Nummer und Datum der vorausgehenden Rechnung). Dabei gibt es einen Unterschied zwischen den Syntaxen, den wir beim Testen gefunden haben: In UBL dürfen mehrere Verweise stehen, im CII-Schema der XRechnung nur einer. Zwei Verweise in CII sind dort ein Formatfehler, und eine Datei mit Formatfehler ist umsatzsteuerlich keine E-Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a). CII ist auch die Grundlage von ZUGFeRD; die ZUGFeRD-Profile haben wir dazu nicht getestet. Am einfachsten ist deshalb: Abschläge in BT-113 und BT-22, in CII höchstens einen Verweis.

Leistungsverzeichnis, Aufmaß und Stundenzettel

Grundsätzlich gehören alle Pflichtangaben in den strukturierten Teil der E-Rechnung, ein bloßer Verweis auf eine Anlage genügt nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35). Für die Leistungsbeschreibung müssen Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls der Leistungsort so eindeutig im strukturierten Teil stehen, dass die Rechnung zweifelsfrei kontrolliert werden kann (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 12). Für Bauleistungen gibt es eine Erleichterung, weil ein Leistungsverzeichnis mit Titeln und Unterpositionen derzeit nicht in das Datenmodell der E-Rechnung passt (Rn. 13):

• Im strukturierten Teil stehen mindestens die einzelnen Gewerke mit ihren Summen, zum Beispiel „Elektroinstallation“ und „Sanitär“. Unsere Muster gehen etwas feiner und nennen die Titel des Leistungsverzeichnisses.
• Eine menschenlesbare Anlage in der Datei, meist ein PDF, enthält die genaue Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis. Im strukturierten Teil steht ein eindeutiger Hinweis darauf, etwa in der Bemerkung BT-22 (Rn. 14).
• Zusätzlich darf das Leistungsverzeichnis als strukturierte Datei mitgehen, zum Beispiel im GAEB-Format. Die Vertragspartner können auch eine andere Methode vereinbaren, etwa eine Erweiterung des Formats, in der das Leistungsverzeichnis im strukturierten Teil steht (Rn. 14). Ein offizielles Beispiel dafür, eine Schlussrechnung Bau mit Unterpositionen, steht unter E-Rechnung Beispiele.

Stundennachweise müssen nicht im strukturierten Teil aufgeschlüsselt werden, soweit sie für die Kontrolle der Rechnung nicht nötig sind; sie können in einer eingebetteten Anlage mitgehen (Rn. 12). Ein Link auf eine Datei im Internet zählt nicht als Anlage (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35).

Ein Punkt, den der Prüfer nicht sehen kann: Unsere Abschlagsrechnung ohne Anlage ist technisch genauso gültig wie mit Anlage. Ob die Leistungsbeschreibung steuerlich reicht, entscheidet kein Prüfprogramm. Ändert sich nach der Rechnung das Aufmaß so, dass sich der Leistungsumfang ändert, ist grundsätzlich eine Berichtigung nötig, jedenfalls der Leistungsbeschreibung (Abschnitt 14.11 Abs. 4 Satz 3 UStAE). Wie das geht, steht unter E-Rechnung korrigieren.

Bauleistungen an andere Bauunternehmen (§ 13b)

Arbeiten Sie als Nachunternehmer für ein Bauunternehmen, das selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet in der Regel Ihr Kunde die Umsatzsteuer (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5 UStG). Auch diese Rechnung muss nach Ablauf der Übergangsfrist eine E-Rechnung sein (Abschnitt 14.1 Abs. 4 Satz 8 UStAE). In der Datei sieht das so aus:

• Steuerkategorie AE (Reverse charge) mit 0 Prozent in jeder Position und in der Steueraufschlüsselung, siehe Codes der Steuerkategorien.
• Der Text „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ ist Pflicht (§ 14a Abs. 5 Satz 1 UStG). Die Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD sieht dafür das Feld BT-120 vor, der Code VATEX-EU-AE in BT-121 kommt zusätzlich hinein. Der Prüfer erkennt nur, ob eines von beiden da ist: Eine Datei nur mit dem Code ist technisch gültig, steuerlich fehlt dann aber der Text. Fehlt beides, lehnt der Prüfer die Datei mit BR-AE-10 ab.
• Ihre Steuernummer (BT-32) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (BT-31), wie bei jeder Rechnung.
• Eine Angabe zum Kunden, die viele vergessen: Die Regel BR-AE-02 verlangt bei Reverse Charge die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden (BT-48) oder seine Registernummer, etwa aus dem Handelsregister (BT-47). Steuerlich ist die Nummer des Kunden bei § 13b im Inland keine Pflichtangabe, ohne eine der beiden lehnt der Prüfer die Datei aber ab. Fragen Sie den Generalunternehmer nach seiner USt-IdNr.

Unser Test mit dem offiziellen Prüfer

Wir haben am 07.11.2026 eigene Handwerker-Rechnungen in UBL und CII mit dem KoSIT-Prüfer (Version 1.6.3, XRechnung-Konfiguration vom 31.08.2026) geprüft. Unser Prüfer oben kommt bei allen 42 Dateien zum selben Ergebnis. Die Ergebnisse galten für beide Syntaxen, außer wo vermerkt:

Muster zum Herunterladen

Alle sechs Dateien hat der KoSIT-Prüfer als gültig erkannt. Bei den Abschlagsrechnungen meldet er nur den Hinweis BR-DE-TMP-32 (kein Leistungsdatum). Das ist hier gewollt: In unserem Muster ist der Abschlag eine Anzahlung auf die noch nicht ausgeführte Gesamtleistung, und das Datum der Zahlung steht beim Ausstellen noch nicht fest (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Rechnen Sie dagegen eine vereinbarte und abgenommene Teilleistung ab, gehört deren Leistungsdatum hinein. Firmen, Nummern und Bankverbindung sind erfunden. Mit „Ansehen und prüfen“ öffnen Sie eine Datei oben im Prüfer, lesbar und mit Prüfergebnis; die PDF-Anlage mit dem Aufmaß steckt in der Datei.

• Abschlagsrechnung (875) mit Leistungsverzeichnis als Anlage

  1. Abschlag nach Baufortschritt, im strukturierten Teil zwei Titel des Leistungsverzeichnisses mit Summen, das Aufmaß als eingebettete PDF-Anlage. (XRechnung, UBL)

  Ansehen und prüfenHerunterladen

• Schlussrechnung (877) mit abgezogenen Abschlägen

  Gesamtleistung mit vier Titeln des Leistungsverzeichnisses, zwei Abschläge über den bereits gezahlten Betrag (BT-113) abgezogen, Details in der Bemerkung (BT-22). (XRechnung, UBL)

  Ansehen und prüfenHerunterladen

• Bauleistung an ein Bauunternehmen (§ 13b)

  Nachunternehmer-Rechnung ohne Umsatzsteuer, Steuerkategorie AE mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. (XRechnung, UBL)

  Ansehen und prüfenHerunterladen

• Schlussrechnung in CII

  Dieselbe Schlussrechnung in der Syntax, die auch ZUGFeRD verwendet. Ohne Verweis-Gruppe: CII erlaubt in der XRechnung höchstens einen Verweis, beide Abschläge stehen deshalb in BT-22 (siehe oben). (XRechnung, CII)

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• Abschlagsrechnung in CII

  Die Abschlagsrechnung mit derselben PDF-Anlage in CII. (XRechnung, CII)

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• Bauleistung nach § 13b in CII

  Die Nachunternehmer-Rechnung in CII. (XRechnung, CII)

  Ansehen und prüfenHerunterladen

Rechnungsprogramm für den Handwerksbetrieb

Von Hand schreibt niemand eine XML-Datei. Das Rechnungs- oder Handwerkerprogramm erzeugt die E-Rechnung, Ihre Aufgabe ist, das richtige Format zu wählen und die Angaben vollständig einzutragen. Vor Ihrer eigenen Frist lohnt ein Test: Erzeugen Sie eine Abschlags- und eine Schlussrechnung und prüfen Sie beide Dateien oben, vor allem Rechnungsart, BT-113 und bei § 13b die Angaben zum Kunden. Was die Anbieter von zwei verbreiteten Programmen dazu schreiben:

• Lexware Office: E-Rechnungen erstellen geht ab Tarif M. Abschlags-, Sammel- und Schlussrechnungen sowie Rechnungen für Bauleistungen nach § 13b gibt es laut Preisseite aber erst im Tarif XL (regulär 32,90 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer). Pro Abschlag lässt sich genau eine pauschale Position erfassen, die Schlussrechnung zieht alle als vollständig bezahlt markierten Abschläge automatisch ab. An Privatpersonen erstellt Lexware Office keine E-Rechnung, was zur Rechtslage passt. Lexware Office ansehen (Anzeige)
• sevdesk: E-Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung gibt es in allen Tarifen, im kostenlosen Tarif drei Rechnungen im Monat. Abschlags- und Schlussrechnungen sind ab dem Tarif „Rechnung“ enthalten, der Abschlag als Prozentsatz oder Festbetrag. Die Schlussrechnung lässt sich erst erzeugen, wenn alle Abschläge bezahlt sind, und nur tatsächlich erhaltene Anzahlungen werden abgezogen. sevdesk ansehen (Anzeige)

Ob Abschlags- und Schlussrechnungen dabei als E-Rechnung mit den Codes 875 und 877 und mit dem Feld BT-113 ausgegeben werden, steht in den Hilfeartikeln beider Anbieter nicht. Genau das zeigt Ihnen ein Test mit der erzeugten Datei oben. Weitere Programme mit Preisen stehen unter E-Rechnung erstellen.

Stand 07.11.2026. Grundlagen: § 13b, § 14, § 14a, § 14b und § 27 Abs. 38 UStG, § 33 UStDV, § 35a EStG, Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitte 14.1, 14.6 und 14.11 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025, BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025 (Rn. 6a, 35) und vom 15.10.2026 (Rn. 2 bis 5, 12 bis 14), FAQ des BMF zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026, Fragen 3, 7b und 15), Zuordnungstabelle Pflichtangaben von KoSIT und FeRD vom 25.07.2025, XRechnung-Regeln BR-DE-17, BR-CO-16, BR-AE-02, BR-AE-05, BR-AE-09 und BR-AE-10, Preis- und Hilfeseiten von Lexware Office und sevdesk (abgerufen am 07.11.2026). Transparenz: Die Links zu Lexware Office und sevdesk sind Partnerlinks und als Anzeige gekennzeichnet. Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Im Einzelfall Ihren Steuerberater fragen.